Die elektronische Rechnung wird Pflicht
Zwischen inländischen Unternehmen soll ab 2025 die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend sein. Dies sieht das Wachstumschancengesetz vor, welches der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedet hat. Die notwendige Genehmigung des EU-Rates zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht erfolgte bereits am 25.7. 2023. Nach langer Diskussion und vielen Anpassungen ist das Wachstumschancengesetz am 22.3.2024 vom Bundestag beschlossen worden.
INHALT
Hintergrund E-Rechnungsgesetz
Was bedeutet elektronische Rechnung?
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI-Verfahren wie EDIFACT?
Für wen gilt die eRechnungspflicht?
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Was gilt für Rechnungsempfänger?
In einer Sitzung des Bundestages am Freitag, 17. November wurde das Wachstumschancengesetz mit den Stimmen der Ampel-Koalition verabschiedet. Teil dieses Gesetzespaketes sind Regelungen zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung. Auch wenn noch die Zustimmung des Bundesrates benötigt wird, so hat die Finanzverwaltung bereits festgestellt, dass sowohl eine Rechnung nach dem X-Standard als auch eine im Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
Hintergrund E-Rechnungsgesetz
Ein Ziel der Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ist die Reduzierung der EU-weiten Mehrwertsteuer-Lücke. Durch Erfassungsfehler aber auch durch Steuerbetrug entsteht eine erhebliche Differenz zwischen der berechneten Mehrwertsteuer und den tatsächlich erfolgten MwSt.-Einnahmen. Durch die Digitalisierung soll das komplexe und uneinheitliche Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU effizienter und auch gerechter werden. Im Wachstumschancengesetz hat nun das Finanzministerium (BMF) ein Entwurf vorgelegt, wie digitale Rechnungen in Deutschland ab 2025 geregelt sein sollen. Das Wachstumschancengesetz übernimmt hier die vorgegebene E-Rechung Pflicht für B2B-Unternehmen ab einem Wert von 250€. Die Priorität der Papierrechnung entfällt, und die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist ab dann nicht mehr erforderlich.
Auf Basis dessen sollen auch die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzt werden und ein einheitliches Meldesystems eingeführt werden. Die zusammenfassenden Meldungen sind ein Kontrollsystem für die Finanzämter zur Überprüfung von steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen im EU-Binnenmarkt, wodurch das Steueraufkommen der einzelnen Mitgliedstaaten gesichert werden soll. Grundlage dieses elektronischen Meldesystems für Einzeltransaktionen in Echtzeit ist die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen. Deshalb sollte sich jedes Unternehmen zeitnah mit der Einführung eines Systems für elektronische Rechnungen beschäftigen.
Was bedeutet elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung oder auch eRechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das hierbei verwendete strukturierte elektronische Format in der Rechnungsstellung muss der europäischen Norm für die elektronische entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Diese Anforderungen an das Format werden aktuell z.B. von der XRechnung, die u. a. bereits von Lieferanten der öffentlichen Hand verwendet werden muss, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) bestehend aus PDF-Dokument und XML-Datei (Schreiben des BMF vom 2.10.2023). Bei solchen hybriden Rechnungsformaten soll laut Gesetzentwurf der strukturierte Teil der maßgebende sein.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI-Verfahren wie EDIFACT?
Inwieweit der elektronischen Datenaustauschs per EDI-Verfahren zulässig sein wird, ist derzeit noch nicht final geklärt. Allerdings arbeitet das BMF daran, eine Lösung zu finden, damit dieses Verfahren zusätzlich zu den Formaten XRechnung und ZUGFeRD auch zukünftig weiter genutzt werden kann. Es ist nicht auszuschließen, dass es dafür allerdings u.U. technische Anpassungen an bestimmten EDI-Verfahren geben wird. Vorstellbar wäre dabei eine Art Export von nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus dem zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbarten Format.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die obligatorische E-Rechnung gilt für
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- “im Inland ansässige Unternehmen
- für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze
- … wenn diese … an andere im Inland ansässige … Unternehmen erbracht werden.”
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Bereits seit 27. November 2020 nehmen Bundesbehörden nur noch elektronische Rechnungen (XRechnung bzw. ZUGFeRD) an. Und auch in einigen Bundesländern ist die elektronische Rechnung bereits obligatorisch. Unabhängig davon müssen bereits jetzt nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen auch digitale Rechnungen akzeptieren.
Grundsätzlich gilt für die elektronische Rechnungstellung im Format XRechnung bzw. ZUGFeRD ab 1.1.2025 für Unternehmen eine allgemeine Erlaubnis. Das bedeutet, dass dann keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich sein wird. Dies stellt faktisch eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen in diesen Formaten dar. Ausgenommen davon sind Rechnungen über Beträge unter 250 €, sowie Rechnungen, die steuerbefreite Lieferungen und Leistungen betreffen (z.B. Heil- und Krankenhausbehandlungen, ehrenamtliche Tätigkeiten u.ä.).
Bis Ende 2026 dürfen für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen genutzt werden (für Umsätze aus 2025 und 2026). Gleiches gilt für elektronische Rechnungsformate, die noch nicht den Anforderungen entsprechen – vorausgesetzt der Rechnungsempfänger hat der Verwendung dieses Formates zugestimmt.
Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz in 2026 von max. 800.000 EUR gilt diese Übergangsregelung sogar bis Ende 2027 (für Umsätze aus 2027). Wer diese Grenze überschreitet hat zumindest noch die Möglichkeit bis Ende 2027 Rechnungen per EDI-Verfahren zu übermitteln, auch wenn aus dem EDI-Format noch keine Informationen in ein normgerechtes Format übergeben werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für die Übermittlung der elektronischen Rechnungen verpflichtend zu erfüllen.
ZUGFeRD: Das hybride Rechnungsformat
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich dabei um ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Daten enthält. Die Rechnung besteht aus einer strukturierten XML-Datei, die in einer PDF/A-3-Datei eingebettet ist. Das bedeutet, dass die Rechnung auf herkömmliche Weise als PDF angezeigt werden kann, gleichzeitig aber auch maschinell verarbeitet werden kann.
Vorteile von ZUGFeRD:
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- Flexibilität: Da ZUGFeRD sowohl für manuelle als auch für automatisierte Prozesse geeignet ist, können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse schrittweise digitalisieren.
- Internationale Kompatibilität: Das Format entspricht internationalen Standards, was es besonders nützlich für den grenzüberschreitenden Handel macht.
- Gesetzeskonformität: ZUGFeRD ermöglicht es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland und Europa zu erfüllen.
XRechnung: Der Standard im öffentlichen Sektor
Die XRechnung ist ein weiteres wichtiges E-Rechnungsformat in Deutschland. Seit dem 27. November 2020 ist sie für alle Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung verpflichtend. Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist die XRechnung ein rein maschinenlesbares XML-Format und enthält keine menschenlesbare PDF-Datei.
Wesentliche Merkmale der XRechnung:
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- Vollständig strukturierte Daten: Durch die maschinenlesbare Struktur kann die Rechnung automatisch und ohne menschliches Zutun verarbeitet werden.
- Pflichtfelder: Die XRechnung fordert bestimmte Pflichtangaben, wie z. B. den Bestellbezug, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung zu gewährleisten.
- Rechtskonformität: Das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist damit nicht nur für nationale, sondern auch für internationale Transaktionen geeignet.
Für Unternehmen, die Aufträge mit öffentlichen Institutionen abwickeln, ist die XRechnung unerlässlich. Sie beschleunigt die Rechnungsbearbeitung und gewährleistet, dass gesetzliche Vorgaben erfüllt werden.
Die Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate bringt nicht nur gesetzliche Vorteile mit sich. Unternehmen, die frühzeitig auf die E-Rechnung setzen, profitieren von einer Reihe zusätzlicher Vorteile:
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- Automatisierte Verarbeitung: E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung ermöglichen die automatische Verarbeitung von Rechnungen, was die Fehlerquote reduziert und die Effizienz steigert.
- Schnellere Zahlungsprozesse: Durch die Automatisierung kann der Rechnungsprozess beschleunigt werden, was wiederum die Liquidität verbessert.
- Kosteneinsparungen: Elektronische Rechnungen senken die Kosten für Papier, Porto und die manuelle Bearbeitung. Zudem können Rechnungen schneller verarbeitet werden, was zusätzliche Kostenersparnisse bei der Personalarbeit bedeutet.
Wie Unternehmen sich auf die Pflicht zur E-Rechnung vorbereiten können
Mit dem näher rückenden Stichtag 1. Januar 2025 ist es für Unternehmen im B2B-Bereich unerlässlich, ihre Prozesse auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen. Ein schrittweiser Übergang kann helfen, Anpassungskosten zu minimieren und Mitarbeiter entsprechend zu schulen.
Schritte zur erfolgreichen Umstellung:
- Analyse der aktuellen Prozesse: Zunächst sollten Unternehmen prüfen, wie die Rechnungen aktuell verarbeitet werden.
- Auswahl eines geeigneten E-Rechnungsformats: Je nach Kundenstruktur und Geschäftsmodell könnte entweder ZUGFeRD oder XRechnung die bessere Wahl sein.
- Integration in bestehende Systeme: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme mit den neuen Formaten kompatibel sind. Dies könnte die Implementierung neuer Software oder die Anpassung bestehender Lösungen erfordern.
- Schulung der Mitarbeiter: Ein reibungsloser Übergang zur E-Rechnung erfordert, dass alle betroffenen Mitarbeiter entsprechend geschult werden.
Tipps zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025
Die korrekte Umstellung auf E-Rechungen erfordert, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsdaten den Vorgaben der neuen Rechnungsverordnung entsprechen. Vor allem der richtige Datensatz spielt eine zentrale Rolle, um die Anforderungen an die Lesbarkeit und das Datenformat zu erfüllen. Für Kleinbetragsrechnungen gelten zwar vereinfachte Voraussetzungen, doch auch hier müssen die Daten korrekt und vollständig übermittelt werden.
Sicherstellung des Vorsteuerabzugs und Verhinderung von Steuerbetrug
Ein wichtiger Aspekt der Umstellung betrifft den Vorsteuerabzug. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie die notwendigen Daten für den Leistungsempfänger klar und gesetzeskonform erstellen. Auch Aufträge müssen in das neue Format eingebunden werden, da Umsatzsteuerbetrug durch die elektronische Archivierung und Verwaltung besser verhindert werden kann. Hier spielt auch die Bundesverwaltung eine wesentliche Rolle, die mit gutem Beispiel vorangeht.
Vermeidung von Medienbrüchen und Optimierung der Prozesse
Um Medienbrüche zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Prozesse überdenken und die E-Rechnungen elektronisch versenden, anstatt weiterhin auf Papierform zu setzen. Die Nutzung eines einheitlichen Datenformats bietet viele Vorteile, darunter eine effiziente Verwaltung und bessere Lesbarkeit der Daten. Für Unternehmen mit niedrigem Vorjahresumsatz kann es Ausnahmen geben, doch diese sollten rechtzeitig geprüft werden.
Rechtzeitige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben
Das Gesetz sieht letztendlich keine wirkliche Übergangsfristen vor, daher ist es wichtig, bereits 2024 mit den notwendigen Änderungen zu beginnen. Wer die Vorgaben des UStG nicht rechtzeitig umsetzt, riskiert, den Vorsteuerabzug zu verlieren. Unternehmen sollten eng mit ihrem Verband zusammenarbeiten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die richtige Initiative zu ergreifen. So wird die neue Pflicht zur Chance, effizienter und rechtssicher zu arbeiten.
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Was gilt für Rechnungsempfänger?
Sollte ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nehmen und bereits ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen ausstellen, müssen inländische Rechnungsempfänger diese auch akzeptieren. D.h. sie müssen diese Rechnungen bereits ab 1.1.2025 auch empfangen und verarbeiten können. Denn die elektronische Rechnungstellung mit den vom BMF zugelassenen Formaten benötigt keine Zustimmung des Rechnungsempfängers.
