IT-Kosten senken und wettbewerbsfähig bleiben

Zusammensetzung der IT-Kosten in Unternehmen

Bevor Maßnahmen zur Kostenoptimierung ermittelt und umgesetzt werden können, ist zunächst ein Verständnis für die Zusammensetzung der Ausgaben wichtig. Üblicherweise entstehen im Bereich IT Kosten für folgende Punkte:

• Hardware: Die Anschaffung von Computern, Servern, Druckern, Netzwerkgeräten und weiterer Hardware ist häufig ein hoher Kostenpunkt in Firmen.
• Software: Für die Nutzung von Software werden Lizenzen benötigt. Teilweise verursachen auch Aktualisierungen und Implementierungen von Software zusätzliche Kosten.
• Infrastrukturausgaben: Der Aufbau einer IT-Infrastruktur ist ebenfalls mit laufenden Ausgaben für die Einrichtung von Rechenzentren, Cloud-Lösungen und IT-Sicherheit verbunden. In diesen Bereich fallen außerdem Ausgaben für die physische Sicherung sowie Energiekosten an.
• Personalkosten: Einen hohen Anteil an den IT-Kosten in Unternehmen nehmen die Personalkosten ein. Aufgrund des Fachkräftemangels werden für IT-Spezialisten häufig hohe Gehälter gezahlt.
• Wartungskosten: Nicht zu vernachlässigen sind die Kosten für Wartungen und Reparaturen an vorhandener Hardware.

Entscheidende Faktoren für die Höhe der IT-Kosten

Ein wichtiger Faktor ist die Effizienz. Damit ist gemeint, dass eine sinnvolle Auslastung und auf den eigenen Bedarf optimal zugeschnittene Nutzungsstrategie angestrebt werden sollte. Hierbei können KPI-Reportings helfen. Über KPI-Dashboards lassen sich Erfolgsmessungen vornehmen, die später Basis wichtiger Entscheidungen zur Unternehmensoptimierung sind. Ein weiterer Faktor ist die vorhandene Auslastung. Werden Lizenzen tatsächlich im derzeitigen Umfang benötigt? Wird die vorhandene Hardware vollständig ausgelastet? Kostenrechnungssoftware hilft dabei, die anfallenden Kosten jederzeit übersichtlich abrufen zu können. Daraus lassen sich Rückschlüsse auf Einsparmöglichkeiten ziehen und Kostenpunkte besser verwalten.

Überblick über Kosten und Leistungen der eigenen IT verschaffen

Um eine Kostensenkung in der IT-Abteilung zu erreichen, bedarf es anfangs einer umfangreichen Bestandsanalyse. Hierbei sollten alle regelmäßigen und einmaligen Ausgaben des abgelaufenen Geschäftsjahrs aufgelistet und bewertet werden. Welche Posten bieten Einsparpotenzial und welche Ausgaben können vollständig gestrichen werden? Dazu ist auch eine Analyse vorhandener Hardware, Software und des Personals ratsam. Außerdem sollte der sogenannte ROI in der Bestandsaufnahme berücksichtigt werden. ROI bedeutet Return on Investment und wird auch als Kapitalrendite bezeichnet. Diese Kennzahl gibt an, welchen Nutzen Investitionen einer Firma mittel- bis langfristig hatten. Bezogen auf die IT ist eine regelmäßige Prüfung der Kapitalrendite sinnvoll, um wenig lukrative Investitionen zu erkennen und einstellen zu können, wodurch die IT Kosten einspart.

IT-Kosten senken: Strategien für Unternehmen

Nachfolgend beschreiben wir einige konkrete Beispiele, wie sich in der IT Kosten senken und vorhandene Strukturen effizienter nutzen lassen.

Virtualisierung kann in der IT Kosten senken

Sowohl Server als auch Storage sind im Alltagsgeschäft in der Regel nicht ausgelastet und werden lediglich in Produktionsspitzen benötigt. Hier besteht Einsparpotenzial durch die Virtualisierung, welche eine unkompliziertere Bedarfsskalierung nach sich zieht. Statt betriebseigene Server zu nutzen, setzen Firmen bei der Virtualisierung auf cloudbasierte Lösungen. Einsparungen sind dadurch im Bereich der Anschaffungskosten, Energiekosten, Personalkosten und Wartungskosten möglich.

Abschaffung ungenutzter Software zur Kostensenkung

Im Rahmen der Bestandsanalyse tauchen in vielen Firmen Kostenpunkte für Software oder andere Tools auf, die eigentlich nicht mehr benötigt werden. Hier ist schnelles Handeln sinnvoll, denn das führt umgehend zu Einsparungen bei den IT-Kosten. Nicht mehr benötigte Verträge sollten zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt werden. Bei sehr alten Verträgen für noch genutzte Software kann es sinnvoll sein, diese neu auszuhandeln oder Möglichkeiten zum Zusammenlegen zu prüfen. Kombinationsangebote sind häufig deutlich günstiger. Interessant sind auch Angebote im Bereich Software-as-a-Service, kurz SaaS.

IT-Infrastruktur optimieren

Häufig lassen sich im Rahmen von IT-Optimierungen IT-gestützte Arbeitsplätze zusammenlegen und abteilungsübergreifend strukturieren. Dazu ist es erforderlich, dass alle Abteilungen Zugriff auf gemeinsam verwendete Daten wie etwa Lagerbestände oder Beschaffungsprozesse haben. Hierbei kommt ERP-Software zum Einsatz. Sie sorgt dafür, dass Daten jederzeit und mit festgelegten Zugriffsrechten aufrufbar sind. Dadurch gestalten ERP-Systeme unternehmensinterne Prozesse effizienter, nutzen Ressourcen optimaler und tragen zur Kostensenkung bei. Können auf diese Weise Arbeitsplätze eingespart werden, wirkt sich das auf Miet- und Betriebskosten sowie Lohnkosten aus.

Weniger IT-Kosten durch die Automatisierung von Prozessen

Entscheidenden Einfluss auf die Kosten hat die Automatisierung von Prozessen. Vor allem verwaltungstechnische Aufgaben lassen sich häufig mit vergleichsweise geringem Aufwand und großem Effekt automatisieren. Werden bisher analog ablaufende Prozesse zukünftig digitalisiert, spart das viel Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Intelligente Algorithmen lösen wiederkehrende Aufgaben, was wiederum die Angestellten entlastet und zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz führt. Sie können die durch Automatisierung frei werdende Arbeitszeit für andere, anspruchsvollere Tätigkeiten nutzen.

Bessere Energieeffizienz für niedrigere Stromkosten

Nicht zu unterschätzen sind die monatlichen Stromkosten der IT-Abteilung. Einfluss auf die Energieeffizienz hat die genutzte Hardware. Sie sollte sich auf dem neuesten technischen Stand befinden. Außerdem spielt die Auslastung für eine energiesparende Nutzung eine entscheidende Rolle. Hardware sollte nicht ungenutzt laufen. Schließlich haben Unternehmer auch die Möglichkeit, vorhandene Verträge mit Energielieferanten zu prüfen und durch einen Wechsel der Dienstleistungen oder des Anbieters bestenfalls Stromkosten zu senken.

IT outsourcen oder nicht: Wann lohnt es sich?

Outsourcing ist eine weitere Möglichkeit, die IT-Kosten zu senken. Damit ist gemeint, dass gewisse Aufgaben und Projekte an freie Mitarbeiter oder IT-Unternehmen ausgelagert werden. Durch Outsourcing sparen Unternehmen Kosten auf gleich mehreren Wegen, entlasten die eigene IT-Abteilung und können effizienter arbeiten. Durch externe Unterstützung bei IT-Projekten lassen sich diese häufig schneller realisieren, wodurch Unternehmen agiler bleiben und auf kurzfristige Änderungen am Markt besser reagieren können. Zur Kostensenkung führt Outsourcing insofern, als dass freie Mitarbeiter niedrige Ausgaben verursachen als Angestellte. Zudem werden sie nur für die tatsächliche Dauer eines Projekts und ihre geleistete Arbeit bezahlt.

Praxisbeispiel GDI – Nutzen und Vorteile

GDI-Software ist ein Beispiel dafür, wie sich durch den Einsatz moderner, effizienter Software die IT-Kosten senken lassen. Sie bietet Unternehmen verschiedene Lösungen, die passend zum eigenen Bedarf zum Einsatz kommen können. Dazu gehört ein ERP-System, welches die Lagerverwaltung optimiert, Beschaffungsprozesse verbessert und die Produktionseffizienz steigert. Ebenfalls enthalten ist ein integriertes Kostencontrolling. Mit der Kostenrechnungssoftware werden eine bessere Kostentransparenz erzielt, die Ressourcenallokation erleichtert und die Rentabilität gesteigert. Zum Paket der GDI-Software gehört außerdem die FiBu-Software. Sie unterstützt bei der Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung, reduziert die Fehleranfälligkeit und optimiert die Compliance.

GDI-Software passt sich dem Bedarf des Unternehmens an, denn sie ist modular aufgebaut und skalierbar. Außerdem profitieren Unternehmen von der einfachen Bedienbarkeit, welche den Schulungsbedarf der Mitarbeiter reduziert. Interessierte Unternehmen können GDI-Software jetzt kostenfrei und unverbindlich testen!

Fazit: Richtige Software für dauerhaft niedrige IT Kosten auswählen

Um in der IT Kosten zu senken, ohne dabei die Flexibilität und Produktivität des Unternehmens zu gefährden, spielt der Einsatz von Softwarelösungen eine wichtige Rolle. Sie unterstützt bei der Digitalisierung bisher analoger Prozesse, macht die Virtualisierung möglich, steigert die Sicherheit der Systeme und optimiert die Infrastruktur.

Gute Software sollte modular aufgebaut sein, Skalierbarkeit mitbringen und mit einer einfachen Benutzeroberfläche punkten. Gleichzeitig lassen sich in der IT Kosten senken, indem Hardware modernisiert und effizienter genutzt wird. Auch die Cloud als Alternative zu unternehmenseigenen Servern und ein Wechsel des Stromtarifs sind wichtige Maßnahmen, wenn in der IT Kosten gesenkt werden sollen.