Warenwirtschaftssystem Einführung: so gelingt die Implementierung

Warenwirtschaftssysteme (WWS) optimieren unterschiedliche Prozesse in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen. Soll ein WWS eingeführt werden, gibt es unterschiedliche Punkte zu beachten. Ein gut geplantes und strukturiertes Vorgehen reduziert mögliche Schwierigkeiten, optimiert die Implementierung und trägt so zu einem reibungslosen Betriebsablauf während der Einführung und anschließenden Nutzung bei.

Die wichtigsten Vorteile eines Systems für Warenwirtschaft

• Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse und Beziehungen zu Lieferanten,
• geringere Fehleranfälligkeit der Betriebsabläufe,
• Senkung der Kosten beispielsweise im Lager, bei Inventur, Handel sowie beim Personal,
• bessere Lagerverwaltung durch optimierte Warenströme,
• effektive Schnittstellen und höhere Datenqualität.

Fragestellungen für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems

Schon vor der Einführung eines WWS sollten sich Verantwortliche mit der Zielsetzung befassen. Was soll durch die Einführung eines Warenwirtschaftssystems erreicht werden? Mögliche Zielsetzungen sind eine Optimierung von Unternehmensprozessen, eine Steigerung der Transparenz, die Verkürzung der Bearbeitungszeit von Aufträgen sowie eine bessere Übersicht über Geschäftsprozesse, den Bestand im Lager, Inventur und Handel. Abhängig von den individuellen Zielen kann dann eine Entscheidung für eine geeignete Warenwirtschaftssoftware getroffen werden. Wichtig ist außerdem die Überlegung, welche Funktionen und Elemente bei der Einführung und späteren Nutzung des Warenwirtschaftssystems benötigt werden. Warenwirtschaftssysteme bieten Funktionen für die Bereiche des Wareneingangs, Warenausgangs, der Lagerhaltung, des Einkaufs und Verkaufs.

Warenwirtschaftssystem: Einführung in wenigen Schritten

Um die Einführung einer Software für die Warenwirtschaft (WaWi) so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist ein geplantes Vorgehen entscheidend. Nachfolgend sind die verschiedenen Schritte von der Anbieterwahl über das Festlegen von Zuständigkeiten und die Kostenkalkulation bis hin zur Mitarbeiterschulung erklärt.

Den passenden WaWi-Anbieter finden

Nachdem die individuellen Bedürfnisse und Zielsetzungen ermittelt sind, ist die Anbieterauswahl der nächste Schritt bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen, welche wahlweise als Standardsoftware angeboten werden oder Individuallösungen sind. Bei niedrigen Anforderungen kann Standardsoftware aufgrund der unmittelbaren Verfügbarkeit und geringeren Kosten die ideale Wahl sein. Bestehen jedoch komplexe Anforderungen an das System für Warenwirtschaft, sind Individuallösungen in der Regel die bessere Wahl. Sie werden maßgeschneidert auf den Bedarf des Unternehmens angepasst und bieten dadurch den größten Nutzen. Hilfreich bei der Wahl eines Anbieters sind Bewertungen früherer Kunden. Das System für Warenwirtschaft von GDI gehört zum Kreis der besonders gut bewerteten ERP Software.

Zuständigkeiten der Einführung festlegen und Zeitplan erstellen

Im Rahmen der Festlegung von Zuständigkeiten wird definiert, wer oberster Entscheidungsträger ist, welche Ansprechpartner es in den unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens gibt und wer Kontaktperson beim Anbieter der Software ist. Diese Zuständigkeiten beim Einführen eines neuen Warenwirtschaftssystems sollten im Anschluss allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Nachdem die verschiedenen Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens und beim externen Anbieter des Warenwirtschaftssystems geklärt sind, folgt die Erstellung eines Zeitplans für das Einführen des Warenwirtschaftssystems. Dazu werden für alle Projektphasen Deadlines festgelegt und die bis dahin zu erreichenden Fortschritte definiert. Besonders wichtig ist die Frage, bis zu welchem Zeitpunkt Daten aus dem Altsystem in das neue Warenwirtschaftssystem importiert sein müssen und wann der Echtbetrieb startet.

Kosten für die WWS-Einführung kalkulieren

Auch eine solide Kostenplanung ist für den Erfolg eines neuen Warenwirtschaftssystems wichtig. Hierzu sind einerseits interne Kosten des Unternehmens wie Personalkosten, Schulungskosten, mögliche Umsatzrückgänge in der Einführungsphase und ähnliches zu berücksichtigen. Andererseits entstehen externe Kosten. Dazu gehören Ausgaben für Soft- und Hardware, Beratungskosten durch den Anbieter, Kosten für die Anpassung und spätere Wartungskosten.

Mitarbeiterschulungen planen und durchführen

Die gesamte Bandbreite der Vorteile eines Systems zur WaWi entfaltet sich nur, wenn die Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen wie dem Lager, Wareneingang, der Auftragsabwicklung, Personalplanung und dem Einkauf mit den Abläufen und Funktionen vertraut sind. Um das zu erreichen, sollten rechtzeitig Schulungen für Mitarbeiter geplant werden. Viele Anbieter eines WWS bieten zusätzlich zur Software Schulungen an, die wahlweise direkt im Unternehmen oder an einem externen Ort durchgeführt werden. Je nach Komplexität können zu einem späteren Zeitpunkt Nachschulungen sinnvoll sein.

Optimierungen nach der ersten Phase des Echtbetriebs

Nachdem das Warenwirtschaftssystem eingeführt wurde, ist ein Großteil der Projektarbeit erledigt. Wichtig sind jedoch spätere Optimierungen. Erst im Echtbetrieb zeigen sich mögliche Schwachstellen der Implementierung, die nachträglich verbessert werden können. Hierzu bleiben das Unternehmen und der Anbieter nach dem Start in den Echtbetrieb in engem Austausch und planen nach kurzer Testphase notwendige Optimierungsschritte.

Fazit: So gelint die Einführung des Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem optimiert Prozesse, steigert die Effizienz und sorgt für mehr Transparenz in mittelständischen Unternehmen. Dadurch lassen sich Kosten senken, Unternehmenswachstum fördern und betriebswirtschaftliche Risiken reduzieren. Beim WWS von GDI erhalten Unternehmen alle Leistungen aus einer Hand. Zudem entfallen umständliche Schnittstellen und der Export von Daten in andere Software ist problemlos möglich. Ein weiterer Vorteil ist unser kompetenter Support, welcher Kunden jederzeit bei Fragen und Problemen weiterhilft. Das Warenwirtschaftssystem von GDI jetzt kostenlos und unverbindlich testen!