XRechnung und ZUGFeRD: Ein Leitfaden zur Erstellung elektronischer Rechnungen

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung sind standardisierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung unverzichtbar geworden. Sie tragen dazu bei, Abläufe zu optimieren, Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. In diesem Beitrag erfährst du, was hinter diesen Formaten steckt, wie du sie nutzen kannst und warum sie für moderne Betriebe so wichtig sind.

Was bedeuten ZUGFeRD und xRechnung?
ZUGFeRD
XRechnung
Vorteile für Unternehmen
Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Wie wird eine XRechnung erstellt?
Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?
Warum sollten Unternehmen jetzt handeln?
Fazit: ZUGFeRD und XRechnung als Zukunft der Rechnungsstellung

Was bedeuten ZUGFeRD und XRechnung?

Die Begriffe ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung stehen für standardisierte Formate, die den Austausch von Rechnungsdaten elektronisch und automatisiert ermöglichen. Beide Formate sorgen für eine strukturierte Datenbasis, die von Softwaretools gelesen und verarbeitet werden kann, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind.

ZUGFeRD

• • Hybrides Format: ZUGFeRD kombiniert ein maschinenlesbares XML-Datenformat mit einer PDF-Datei, die für Menschen lesbar ist. Dadurch können Rechnungen sowohl manuell als auch automatisiert verarbeitet werden.
  • Unterschiedliche Profile: Je nach Anforderung stehen verschiedene Profile zur Verfügung (z. B. Basic, Comfort, Extended), die sich durch unterschiedliche Detailtiefe auszeichnen.
  • Einsatz im B2B und B2G: Ursprünglich für den B2B-Bereich entwickelt, eignet sich ZUGFeRD auch für den Austausch von Rechnungen mit Behörden.

xRechnung

• • Reines XML-Format: XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinell ausgelesen wird und die EU-Norm EN 16931 erfüllt.
  • Vorgeschrieben für B2G: Seit November 2020 müssen Rechnungen an deutsche Bundesbehörden im XRechnungsformat übermittelt werden. Dieser Standard wurde zur Vereinfachung und Automatisierung des Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Hand eingeführt.
  • Strenge Struktur: XRechnung ist auf die speziellen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Anpassungen oder Abweichungen sind nicht vorgesehen.

Vorteile für Unternehmen

Der Einsatz von ZUGFeRD und XRechnung bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich:

1. Effizienz: Dank der strukturierten Übermittlung von Rechnungsdaten entfällt die manuelle Dateneingabe, was zu weniger Fehlern und einer schnelleren Verarbeitung führt.
2. Kostensenkung: Durch die Automatisierung der Prozesse sinken die Verwaltungskosten, da weniger Papierdokumente verarbeitet werden müssen.
3. Sicherheit: Elektronische Rechnungen bieten eine höhere Datensicherheit und tragen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei.
4. Transparenz: Einheitliche Formate sorgen für eine bessere Rückverfolgbarkeit und Übersichtlichkeit im Rechnungswesen.
5. Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Umweltentlastung bei und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens.

Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Obwohl beide Formate die elektronische Rechnungsstellung erleichtern, gibt es einige Unterschiede in ihrer Struktur und Anwendung:

Wie wird eine XRechnung erstellt?

Um eine XRechnung zu erstellen, sind einige Schritte notwendig:

1. Rechnungsdaten erfassen: Alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Leistung und Steuersätze müssen enthalten sein.
2. XML-Konvertierung: Mithilfe eines ERP-Systems, einer Warenwirtschaftslösung oder einer speziellen Software werden die Daten in das XRechnungsformat (XML) umgewandelt.
3. Validierung: Mit einem Validierungstool wird überprüft, ob alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
4. Versand: Die fertige XRechnung wird über das gewünschte Übertragungsprotokoll oder per E-Mail versendet.

Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung erfolgt in ähnlichen Schritten:

1. Erfassung der Rechnungsdaten: Die gleichen Informationen wie bei der XRechnung müssen vorliegen.
2. Profil wählen: Wähle das passende ZUGFeRD-Profil (Basic, Comfort oder Extended) je nach Bedarf.
3. PDF/A-3 erstellen und XML anhängen: Eine Software erstellt ein PDF-Dokument, dem die XML-Daten als Anhang beigefügt werden.
4. Versand: Die Rechnung kann per E-Mail oder über andere elektronische Kanäle versendet werden.

Warum sollten Unternehmen jetzt handeln?

Die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere im Umgang mit der öffentlichen Verwaltung, machen es für viele Unternehmen erforderlich, sich mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD auseinanderzusetzen. Wer Rechnungen an deutsche Behörden ausstellen möchte, muss diese Standards umsetzen. Zudem wird der Einsatz von strukturierten, elektronischen Rechnungsformaten auch im B2B-Bereich ab Januar 2025 zur Pflicht.

Für Betriebe, die bisher papierbasierte oder nicht standardisierte Rechnungen verwenden, bietet die Umstellung eine Chance, die eigenen Prozesse zu modernisieren und die Effizienz zu steigern. Ein frühzeitiger Wechsel auf diese Formate hilft, sich auf künftige Anforderungen vorzubereiten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.

Fazit: ZUGFeRD und XRechnung als Zukunft der Rechnungsstellung

ZUGFeRD und XRechnung sind mehr als nur technische Formate – sie sind essenziell, um die Effizienz und Automatisierung in Unternehmen zu fördern. Während ZUGFeRD durch seine Flexibilität besonders im B2B-Bereich punktet, ist XRechnung der unverzichtbare Standard für Rechnungen an Behörden. Unternehmen, die diese Formate einführen, legen den Grundstein für eine zukunftssichere und optimierte Buchhaltung.

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