Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts ist seit einiger Zeit zu beobachten, dass die Prüfer verstärkt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Augenschein nehmen. Mängel oder Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) führen zu Steuerschätzungen, die schnell teuer werden können.

Im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen „Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ geht es um die Art und Weise, wie Informationen elektronisch gespeichert werden und wer hierfür verantwortlich ist. Darüber hinaus enthält das Schreiben Hinweise zu Kontrollen, Dokumentationspflichten und Anforderungen an die verwendeten IT-Systeme.
Die GoBD machen konkrete Vorgaben für den Zeitpunkt einer Buchung und deren Festschreibung und gibt Regeln vor zur Unveränderbarkeit von Belegen und Daten sowie der Protokollierung.

Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten, sind Unternehmen verpflichtet, die Organisation der betrieblichen Ablaufprozesse entsprechend einzurichten. Diese Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht gilt auch für alle Vor- und Nebensysteme wie z.B. Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Anlagenbuchhaltung und Dokumenten-Management-Systeme. Die Finanzverwaltung fordert hier eine schriftliche Verfahrensdokumentation über die innerbetrieblichen Abläufe – auch von kleineren und mittleren Betrieben.

„Die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie der Wahrheit, der Klarheit und der fortlaufenden Aufzeichnungen sind von jedem Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Dazu zählen insbesondere auch die zeitgerechte Aufzeichnung und die Unveränderlichkeit.“
BMF-Schreiben vom 24.11.2014

Welche formellen Vorschriften müssen die Betriebe beachten?

Das schreiben die GoBD genau vor:

Dokumentation: Dazu gehörenunter anderem die Verfahrensdokumentation, Protokolle zu Programmänderungen und Updates sowie Handbücher und Programmieranleitungen.
Vollständigkeit: Alle für einen Geschäftsvorfall notwendigen Informationen sind vollständig und lückenlos aufzuzeichnen.
Nachvollziehbarkeit: Die Eingabe und Verarbeitung von Daten zu einem Geschäftsvorfall muss für einen Dritten relativ einfach nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Lesbarkeit und Auswertbarkeit: Betriebe müssen sicherstellen, dass Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist les- und auswertbar sind.
Unveränderbarkeit: Aufzeichnungen und Belege dürfen nach der Eingabe nicht spurlos löschbar sein. Dateneingaben und Änderungen müssen lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Hier finden Sie eine Kurzübersicht zu den GoBD

Die Produkte von GDI Software unterstützen Sie bei der Einhaltung der GoBD:
Hier einige Beispiele:
– GDI Zeit – Zeiterfassung wird durchgehend protokolliert
– GDI Finanzbuchhaltung – Prüfroutinen, Journale und Standards zur Datenspeicherung
– GDI BusinessLine – Belegarchiv etc.
Nutzen Sie diese Tools, um schwerwiegende Folgen zu vermeiden. Für Fragen stehen Ihnen sowohl Ihr GDI-Fachhändler vor Ort als auch unsere Hotlline zur Verfügung.

So vermeiden Sie den Vorwurf formeller GoBD-Mängel!

Dank der GoBD können Betriebsprüfer formelle Mängel leicht begründen. „Darum ist es wichtig, dass sich Betriebe frühzeitig mit Munition versorgen“ sagt Steuerberater Michael de Beer. Das Ziel sei es, den Prüfer von der Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung zu überzeugen.

Überzeugen könnten Betriebe die Finanzverwaltung mit folgenden Maßnahmen:

Verfahrensdokumentation:
Dokumentieren Sie alle steuerlich relevanten Prozesse. Wie erhalten Sie bspw. Rechnungen (per Post, E-Mail, Fax)? Wie kommen sie durch wen wie bearbeitet in die EDV?
Dafür gibt es eine Musterdokumentation zur Belegablage der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
Richtlinien und Schulungen:
Definieren Sie Richtlinien für diese Prozesse und schulen Sie Ihre Mitarbeiter und dokumentieren Sie Richtlinien und Schulungen.
System-Dokumentation:
Archivieren und dokumentieren Sie alle Informationen zur Erstinstallation Ihrer Software und EDV-Systemen wie auch zu Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen und zu Software-Updates.
Laufende Kontrollen:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Dokumentation und Abläufe noch übereinstimmen. Dokumentieren Sie die Kontrollen und Änderungen.
Stichproben durch Experten:
Lassen Sie Ihren Steuerberater oder einen Wirtschaftsprüfer regelmäßig Stichproben durchführen, ob die definierten Prozesse eingehalten werden.

Hier finden Sie einen Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.