Digitale Arbeitszeiterfassung – Pflicht oder nicht?

Was bedeutet die Entscheidung des Europäischen Gerichtshof vom 14. Mai 2019 und des Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt vom 13. September 2022 für deutsche Unternehmen?

Ist die Erfassung von Arbeitszeiten Pflicht?

Aktuell verpflichtet §16 ArbZG die Arbeitgeber, für die Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht bzw. zehn Stunden hinausgehen, eine Zeiterfassung vorzunehmen.
Wie diese zu erfolgen hat, entscheidet der Arbeitgeber. Die Aufzeichnungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen den zuständigen Behörden vorgelegt werden.
Zusätzlich ist für geringfügig Beschäftigte nach Mindestlohngesetz (MiLoG) und in Branchen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) eine komplette Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben.

Wie ist die derzeitige Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?

Aktuell ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das 1994 zu Schutz der Arbeitnehmer als bundesweit einheitliche Richtlinie erlassen wurde, festgehalten. Es regelt beispielsweise Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen. Einige Branchen wie der öffentliche kirchliche Dienst sind allerdings von diesen Regelungen ausgenommen.
Zur Arbeitszeiterfassung heißt es in § 16 ArbZG unter „Aushang und Arbeitszeitnachweise“:
‚Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.‘
Diese Regelung zielt darauf ab, dass die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten von acht Stunden bzw. der wöchentlichen 40 Stunden nicht überschritten werden. Die Arbeitszeiterfassung dient also dem Nachweis, dass die im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten eingehalten wurden.

Wann wird die vollständige Zeiterfassung verpflichtend?

Mehrfach hat das Arbeitsgericht Emden im Rahmen von Vergütungsklagen festgestellt, dass eine fehlende Aufzeichnung und Kontrolle der Arbeitszeit – etwa bei Modellen der Vertrauensarbeitszeit -mit erheblichen Risiken behaftet ist. Nach den Ausführungen das Arbeitsgericht Emden sind deutsche Gerichte bereits jetzt verpflichtet, sämtliche nationale Rechtsnormen soweit wie möglich am Wortlaut und Zweck der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG auszurichten. Wann tatsächlich eine vollständige Arbeitszeiterfassung Eingang ins deutsche Recht findet ist derzeit noch nicht absehbar.

Wie müssen Arbeitszeiten aufgezeichnet werden?

Wie die vom EuGH geforderten Zeiterfassungssysteme konkret aussehen sollen, ist weiterhin offen. Davon unabhängig, sind die Anforderungen eigentlich klar: Es muss eine Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit erfolgen inklusive Beginn und Ende. Die Umsetzung en detail bleibt vorerst dem Arbeitgeber überlassen. Wenn es dann zu einer gesetzlichen Umsetzung der europäischen Vorgaben kommt, macht sich eine gute Vorarbeit und die entsprechende Auswahl eines für das eigene Unternehmen passenden Zeiterfassungssystem bezahlt.

Was sind die Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung?

Per Hand ausgefüllte Stundenzettel, die wiederum manuell in Excel-Tabellen übernommen bedeuten Verwaltungsaufwand und Fehlerpotenziale. Durch nicht klar lesbare Angaben, handschriftliche Korrekturen, nachträglich erfasste Arbeitszeiten etc. werden solche Stundenzettel auch noch schnell unübersichtlich.
Mit einer entsprechenden Zeiterfassungssoftware erfolgt die Arbeitszeiterfassung bei der sowohl im Betrieb, an unterschiedlichen Arbeitsplätzen, im Homeoffice in Echtzeit und rein digital. Unterwegs unterstützt sie eine mobile Zeiterfassung per App. Die Mitarbeiter erfassen Ihre Arbeitszeiten, reichen Urlaubsanträge durch das zugehörige Antragswesen ein, danach erfolgt die Kontrolle in einer klaren Übersicht sowie mögliche Korrekturen.
Das schafft Transparenz für die Mitarbeiter, die jederzeit einen Überblick über Zeitkonten und sonstige Salden erhalten. Mit den vielfältige Auswertungsmöglichkeiten eines Zeiterfassungssystems erhält der Arbeitgeber zusätzliche Übersicht.

Wie verhält es sich mit geleisteten Überstunden?

Wer Überstunden macht, hat im Allgemeinen einen Anspruch darauf, dass diese entweder durch eine Extra-Bezahlung oder durch Freizeitausgleich abgegolten werden. In Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und auch in Tarifverträgen ist oftmals eine pauschale Abgeltung der Überstunden geregelt. Dies ist zwar grundsätzlich erlaubt, entsprechende Klauseln müssen, um wirksam zu sein, entsprechende Kriterien erfüllen. Außerdem müssen diese Überstunden auch dokumentiert werden.

Befreit das Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit von Dokumentationspflichten?

Durch Vertrauensarbeitszeit sollen Arbeitszeit und Arbeitsort flexibler gestaltet werden, und bedeutet im Wesentlichen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit weitgehend selbstverantwortlich gestalten.
Aber auch im Zusammenhang mit Vertrauensarbeitszeit ist ein Anspruch auf Überstundenvergütung nicht ausgeschlossen. Die Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit gem. § 16 Abs. 2 ArbZG gilt auch in diesem Arbeitszeitmodell für Zeiten, die über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus geleistet wurden.

Was bedeutet das EuGH-Urteil für Arbeitgeber?

Schon nach aktueller Rechtslage sind Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zumindest teilweise verpflichtet. Neu ist nur, dass künftig nicht nur Überstunden, sondern darüber hinaus jede geleistete Arbeitsstunde erfasst werden soll.
Der EuGH fordert nur ein System, das die Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht, ohne vorzuschreiben, wer die Arbeitszeiten erfassen muss. Das bedeutet, es ist durchaus möglich die Arbeitnehmer anzuweisen, ihre Zeiten selbst zu dokumentieren.
Wie der deutsche Gesetzgeber die Anforderungen nun auf deutsches Recht überträgt, bleibt abzuwarten. Bis dahin sind Unternehmen im Grunde nicht verpflichtet, ihre Arbeitszeiterfassung umzustellen. Nichtsdestotrotz sollten bestehende Zeiterfassungssysteme überprüft werden,
ob sie den Vorgaben des EuGH entsprechen. Arbeitgeber, die Arbeitszeiten bisher noch nicht erfassen, sollten zeitnah ein System zur Arbeitszeiterfassung etablieren. Dieses sollte Arbeitsbeginn und -ende inklusive Pausenzeiten gerichtsfest dokumentieren, um böse Überraschungen zu vermeiden.

UPDATE: Urteil des Bundesarbeitsgerichts bestätigt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt hat die Pflicht zur Arbeitszeitenerfassung im September 2022 erneut bestätigt! Fachleute rechnen damit, dass das BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21) massive Auswirkungen auf die vielfach praktizierten Vertrauensarbeitszeitmodelle bis hin zu mobiler Arbeit und Homeoffice haben kann, weil damit mehr Kontrolle nötig sind. Begründete wurde die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten mit dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Mit Hilfe der Zeiterfassung-Software von GDI kann die Arbeitszeiterfassung bei Unternehmen jeder Größe schnell und rechtskonform umgesetzt werden.