Die Umstellung auf die eAU nimmt Fahrt auf.
Mit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III – Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie) und dem siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG) wurde eine gesetzliche Grundlage für den elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen geschaffen.
Was ist die eAU?
eAU steht für “Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung”. Das ist die Krankmeldung in digitaler Form. Über eine technische Schnittstelle schicken ärztliche Praxen die Krankmeldung direkt an die zuständige Krankenkasse. Die eAU ist so noch am selben Tag bei der Krankenkasse. Die üblichen Durchschläge für den Arbeitgeber und den Krankenkassen fallen dadurch nach der vollständigen Umsetzung des Verfahrens grundsätzlich weg.
Arbeitgeber erhalten innerhalb weniger Tage eine Rückmeldung zu aktuellen Erst- und Folgekrankmeldungen. Je nach Organisation im Unternehmen muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber weiterhin darüber informieren, dass er krankheitsbedingt ausfällt, damit der Arbeitgeber die entsprechende Meldung erstellen kann.
Die privaten Krankenversicherungen nehmen nicht an dem Verfahren teil. Somit ist für privatversicherte Arbeitnehmer weiterhin das Papierverfahren anzuwenden, um den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu erbringen.
Wann wird die eAU umgesetzt?
Seit dem 1. Oktober 2021 werden bereits elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Vertragsärzten und -zahnärzten an die Krankenkassen digital übermittelt. Arbeitgeber und Steuerberater können seit dem 1. Januar 2022 im Rahmen eines Pilotverfahrens die eAU-Daten von den Krankenkassen abfragen.
Allerdings wurde durch das Gesetz zur Verbesserung der Transparenz in der Alterssicherung und der Rehabilitation sowie zur Modernisierung der Sozialversicherungswahlen und im März 2022 mit dem Gesetz zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen das Ende er Pilotphase sowie der Start des Verfahrens verschoben. Dies wurde auch damit begründet, dass viele Arztpraxen technisch noch nicht für die Datenübermittlung im eAU-Verfahren ausgerüstet sind. Daher endet die Pilotphase nun erst am 31. Dezember 2022, statt wie geplant am 30. Juni 2022.
Der obligatorische Start des Verfahrens erfolgt am 1. Januar 2023, statt wir ursprünglich geplant zum 1. Juli 2022. Die Ausfertigung für den Arbeitgeber in Form eines unterschriebenen Papierausdrucks bleibt bis 31. Dezember 2022 noch bestehen und muss vom Arbeitnehmer vorgelegt werden. Der Versicherte erhält weiterhin einen Ausdruck der AU-Daten vom Arzt.
Was ändert sich durch das eAU-Verfahren?
Bis zur entgültigen Umsetzung des eAU-Verfahrens bleibt die Ausfertigung für den Arbeitgeber in Form eines unterschriebenen Papierausdrucks bis 31. Dezember 2022 noch bestehen. Diesen sogenannten „Gelben Schein“ müssen die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber wie gewohnt vorerst noch vorlegen – je nach betrieblicher Vereinbarung am dritten Tag der AU oder bereits am ersten Tag. Mit dem obligatorischen Start des eAU-Verfahrens am 1. Januar 2023 fällt dieser Schritt weg.
Der Versicherte erhält für sich selbst auf Wunsch weiterhin einen Papierausdruck seiner AU-Bescheinigung vom Arzt (Ausfertigung für den Versicherten). An der Pflicht des Arbeitnehmers die Vorgesetzten unverzüglich über eine Krankheit zu informieren ändert sich auch mit dem neuen Verfahren nichts.
Definitiv vorbei ist es mit dem „gelben Schein“ als Ausfertigung für die Krankenkasse. Dieser muss nicht mehr von den Versicherte selbst an die Krankenkasse geschickt werden.
Was sind die technischen Voraussetzung für Arbeitgeber?
Arbeitgeber (oder ihre Steuerberater) benötigen zur Teilnahme am eAU-Verfahren ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm. Dieses fordert für den einzelnen Arbeitnehmer die Daten an, die dann über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt werden.
Das eAU-Verfahren mit GDI Lohn & Gehalt
Die Abfrage der eAU erfolgt mitarbeiterbezogen für jeden einzelnen Arbeitsunfähigkeitszeitraum. Dabei ist eine Erst- bzw. Folgeanfrage an die zuständige Krankenkasse zu versenden. Das Versenden von Anfragen erfolgt nach Anlage der Fehlzeit, automatisch über den Lohnservice in GDI Lohn & Gehalt.
Die Rückmeldung der Krankenkasse kann bis zu 14 Tage dauern.
Der Lohnservice ruft dafür bei jedem Programmstart die bereitgestellten eAU-Antworten ab und zeigt die eingegangene Rückmeldungen an.