Was Sie wissen müssen!
Mit digitaler Entgeltabrechung Kosten und Aufwand sparen.
Arbeitgeber in Deutschland sind nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, bei der Auszahlung des Arbeitsentgelts (Lohn oder Gehalt) für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung zu erstellen. So werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer transparent, standardisiert und nachvollziehbar über ihre Lohn- bzw. Gehaltszahlungen informiert.
In der Lohnabrechnung enthalten sind der Abrechnungszeitraum, die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, die Auskunft über Brutto- und Nettoverdienst sowie Informationen über Art und Höhe erhaltener Zuschläge und sonstiger Vergütungen.
Im Detail regelt die deutsche Entgeltbescheinigungsverordnung als Rechtsverordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, welche Inhalte konkret in einer Entgeltbescheinigung enthalten sein müssen. Angefangen bei Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers bis hin zu Bruttolohn/Bruttogehalt, Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge, Steuerfreibeträge und vieles mehr.
Es sind also die Lohnabrechnung als solche und deren Ausgestaltung im speziellen rechtlich vorgeschrieben. Allerdings gibt es kein Recht auf eine Abrechnung in Papierform. Denn der Zweck des Dokuments ist nicht an das Medium Papier gebunden.
Bei den meisten Unternehmen sind sowohl Abrechnungsprozesse als auch dazugehörige Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung bereits digitalisiert und oft auch automatisiert. Und trotzdem wird allmonatlich, wenn die Lohnabrechnungen erstellt werden, weiterhin vielerorts gedruckt, kuvertiert und per Post versendet.
Und das bedeutet für die Unternehmen einiges an Kosten: zuallererst für das Papier, dann für den Druck, Porto und am Ende auch Arbeitszeit. So kommen schnell 2-3 EUR und mehr je Gehaltsabrechnung zusammen.
Wie funktioniert die digitale Lohnabrechnung?
Die digitale Lohnabrechnung ist ein fortschrittlicher Prozess zur automatisierten Berechnung und Auszahlung der Gehälter von Mitarbeitern in einem Unternehmen. Bei der digitalen Abrechnung werden alle relevanten Daten der Mitarbeiter, wie Name, Adresse, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Arbeitsstunden, Gehalt und eventuelle Zusatzleistungen, in das Lohnabrechnungssystem eingegeben.
Das System erfasst idealerweise die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter entweder durch manuelle Eingabe oder durch eine Integration mit einem Zeiterfassungssystem. Auf Grundlage dieser Arbeitsstunden und der festgelegten Löhne oder Gehälter für jeden Mitarbeiter berechnet das System dann die entsprechenden Gehaltsbeträge. Die Auszahlung der Gehälter erfolgt in der Regel per Banküberweisung oder auf andere vereinbarte Zahlungsmethoden. Dies gewährleistet eine sichere und zeitnahe Bezahlung der Mitarbeiter.
Welche Vorteile bietet nun die digitale bzw. elektronische Lohnabrechnung?
Alleine durch die papierlose Zustellungsform spart man Papier-, Druck- und Versandkosten. Zusätzlich spart man Zeit, da die elektronische Zustellung per E-Mail aus Ihrer Lohnsoftware heraus auf Knopfdruck erfolgt, und so der Konfektionierungsaufwand und auch die Versandzeit wegfallen.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Ihre Entgeltbescheinigung jederzeit auch unterwegs einsehen. Durch die elektronische Aufbewahrung gehen die Dokumente auch nicht verloren.
Worauf muss man achten, wenn man eine elektronische Lohnabrechnung erstellt?
Inhaltlich gibt es keinen Unterschied: Sowohl für die digitale als auch die analoge Lohnabrechnung gilt die Entgeltbescheinigungsverordnung. Der Unterschied liegt nur in der Ausgabeform: statt des Druckes auf Papier wird eine Datei erstellt.
Mit GDI Lohn & Gehalt erstellen Sie weiterhin, wie gewohnt, komfortabel und sicher Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Mit einem Knopfdruck werden die Lohnabrechnungen an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per E-Mail versendet.
Muss eine Arbeitnehmer einer digitalen Lohnabrechnung zustimmen?
Bei der Gehaltsabrechnung gibt es keine explizite Regelung, ob diese in Papierform oder in digitaler Form erfolgen muss. Bei der digitalen Abrechnung ist es üblich, dass der Arbeitnehmer der Nutzung zustimmen muss. Die Zustimmung kann entweder schriftlich oder elektronisch, zum Beispiel per E-Mail oder durch Anhaken eines entsprechenden Kästchens in einem Online-Portal, erfolgen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Zustimmung zur digitalen Lohnabrechnung in der Regel freiwillig ist. Wenn ein Arbeitnehmer auf einer schriftlichen Lohnabrechnung besteht, muss er dies mit seinem Arbeitgeber abstimmen. Hier gab es sogar zum Teil schon Klagen, welche aber nur im Einzelfall erfolgreich waren. In der Regel reicht laut Gerichten eine digitale Lohnabrechnung aus.
Was ist bei der Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung zu beachten?
Elektronische Verfahren müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. Wichtig ist die Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Arbeitsrechts und der Gewerbeordnung.
Der Arbeitgeber muss die persönlichen Daten der Arbeitnehmer vor unberechtigtem Zugriff schützen. Das BDSG verlangt, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden dürfen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss daher verschlüsselt übertragen werden. Das Verfahren sollte dennoch einfach und für die Arbeitnehmer nachvollziehbar sein.
Wie wird die elektronische Lohnabrechnung zugestellt?
Bei der Zustellung via E-Mail nennen die Mitarbeiter dem Arbeitgeber die E-Mail-Adresse, an die zugestellt werden soll. Dies könnte im Prinzip auch die Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters sein. Zumeist ist die private E-Mail-Adresse die bevorzugte Variante. Die in GDI Lohn & Gehalt erstellten Lohnabrechnungen werden per Knopfdruck an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als verschlüsselter E-Mail-Anhang versendet.
FAZIT:
Mit der Lohnbuchhaltung Software GDI Lohn & Gehalt erstellen Sie schnell, einfach und rechtskonform Ihre Entgeltabrechnungen gem. § 108 GewO. Darüber hinaus werden damit alle gesetzlich erforderlichen Meldungen erstellt und über das GDI MeldeCenter an Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden und statistische Ämter weitergeleitet. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von den integrierten Abrechnungsfunktionen, Schnittstellen und Standards wie ELStAM, EEL, aber auch von der Möglichkeit der elektronischen Zustellung. Mit der GDI Lohnsoftware sparen Sie jeden Monat Zeit und bares Geld.