Wie Lohnbuchhaltungssoftware Unternehmen entlastet.

Für viele Arbeitgeber ist die Lohnabrechnung eine lästige Pflicht und bereitet nicht selten Kopfzerbrechen über die korrekte Berechnung der Lohnsteuer, Abzüge und sich ständig ändernde gesetzliche Vorgaben. Mit der Unterstützung einer Lohnsoftware gelingt die Gehaltsabrechnung rechtssicher und das kann gerade kleine und mittelständische Unternehmen finanziell entlasten.

Was ist Lohnbuchhaltung?

Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist in erster Linie das Erstellen von Gehaltsabrechnungen. Hinzu kommen weitere Aufgaben wie die Führung der Lohnkonten und die Pflege der Mitarbeiterstammdaten. Außerdem müssen Beiträge an Ämter gemeldet, die Lohnsteuer korrekt ausgewiesen und Buchungsbelege erstellt werden. Diese Aufgaben werden üblicherweise von Gehalts- und Lohnbuchhaltern in einem Unternehmen übernommen oder durch Steuerberater als externe Dienstleister durchgeführt.

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiger Prozess in der Personalverwaltung und umfasst verschiedene Punkte. Hier sind die wichtigsten Punkte einer Lohnabrechnung:

  1. Personalangaben: Die Lohnabrechnung enthält grundlegende Informationen über den Mitarbeiter, wie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Angaben zum Beschäftigungsverhältnis.
  2. Gehaltsbestandteile: Die Lohnabrechnung listet die verschiedenen Gehaltsbestandteile auf, die der Mitarbeiter erhält, wie Grundgehalt, Zulagen, Prämien, Überstundenvergütung, Boni oder Provisionen.
  3. Abzüge: Es werden auch alle Abzüge aufgeführt, die vom Bruttogehalt des Mitarbeiters abgezogen werden, wie Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und andere gesetzliche oder vertragliche Abzüge.
  4. Nettogehalt: Das Nettogehalt ist der Betrag, den der Mitarbeiter nach Abzug aller Steuern und Abzüge erhält. Es wird in der Lohnabrechnung deutlich angegeben.
  5. Sozialversicherungsbeiträge: Die Lohnabrechnung enthält auch Angaben zu den Sozialversicherungsbeiträgen, die sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer gezahlt werden müssen. Dazu gehören die Beiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung.
  6. Urlaubs- und Krankheitstage: Die Lohnabrechnung kann auch Informationen über die Anzahl der genommenen Urlaubs- und Krankheitstage des Mitarbeiters enthalten.
  7. Sonderzahlungen: Falls der Mitarbeiter Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld erhält, werden diese in der Lohnabrechnung gesondert aufgeführt.
  8. Arbeitsstunden: Die Lohnabrechnung kann auch die Anzahl der gearbeiteten Stunden oder Schichten enthalten, insbesondere bei Stundenlöhnern oder Schichtarbeitern. (siehe auch Zeiterfassungspflicht)
  9. Zahlungsdaten: Die Lohnabrechnung gibt Auskunft über den Zahlungszeitraum, den Zahlungstermin und die Art der Zahlung (z. B. Überweisung oder Scheck).
  10. Steuerliche Angaben: Falls relevante steuerliche Informationen erforderlich sind, werden sie in der Lohnabrechnung angegeben, z. B. die Steuerklasse des Mitarbeiters.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Details einer Lohnabrechnung je nach Land, Unternehmen und individuellen Vereinbarungen variieren können.

 

Die rechtlichen Pflichten bei der Gehaltsabrechnung

Die gesetzlichen Vorgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung können in der Gewerbeordnung § 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts nachgelesen werden. Ein Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmern eine Gehaltsabrechnung in Textform zukommen lassen. In dieser Abrechnung müssen zwingend Angaben zum Abrechnungszeitraum und der Zusammensetzung des Lohns enthalten sein. Hierbei sind unter anderem Zuschläge, Zulagen, Steuern und weitere Abzüge aufzuführen. Konkret heißt das, dass abgezogene Steuern, Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitslosenversicherung und Beiträge an die Krankenkasse darin aufgelistet werden. Die Gehaltsabrechnung muss dem Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Lohnzahlung ausgehändigt oder zugestellt werden.

Wie kann man eine Lohnabrechnung selber erstellen?

Möchte man als Arbeitgeber die Lohnabrechnung für seine Arbeitnehmer selbst erstellen, bietet sich eine Lohnsoftware als Unterstützung an. Sie bietet ein hohes Maß an Sicherheit und wird durch regelmäßige Updates auf dem aktuellen rechtlichen Stand gehalten. Nach kurzer Einarbeitung können die Angestellten in der Buchhaltung oder dem Personalwesen damit Entgeltabrechnungen anfertigen, archivieren und verwalten.

Nachteile bei der Vergabe an einen Dienstleister

Wird die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister ausgelagert, führt das nicht automatisch zur zeitlichen Entlastung für die eigenen Mitarbeiter. Sie müssen schließlich sämtliche Unterlagen aufbereiten und dem Dienstleister zukommen lassen. Im Anschluss haben sie die Aufgabe, die erstellen Abrechnungen zu prüfen. Für diesen Arbeitsaufwand ist mindestens eine Arbeitskraft erforderlich. Hinzu kommt die Kostenfrage, denn viele Zusatzleistungen wie etwa die Meldung an das Finanzamt und andere Behörden sind meistens mit Zusatzausgaben verbunden. Auch sollte nicht unterschätzt werden, wie lange sich die Erstellung von Lohnabrechnungen durch einen externen Dienstleister hinziehen kann. Wartezeiten sind keine Seltenheit und bei jeder Änderung oder notwendigen Korrektur geht ebenfalls wertvolle Zeit verloren. Ein weiterer Nachteil ist der zeitliche Aufwand, welcher durch den Austausch zwischen einem externen Dienstleister und dem zuständigen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens entsteht. Diese Personalkapazität kann stattdessen genutzt werden, um die Lohnabrechnungen mit Hilfe einer Software selbst zu erstellen und dadurch Kosten zu sparen.

Was kostet ein Lohn-Dienstleister im Vergleich zu GDI Lohn & Gehalt?

Der Unterschied hinsichtlich er Kosten zwischen der Lohnabrechnung durch einen Dienstleister und mittels digitalen Lohnabrechnung mit GDI Lohn & Gehalt ergibt sich aus folgenden Punkten

  • Lohndienstleister berechnen in der Regel einen Festpreis pro Mitarbeiter und Monat. Daraus ergibt sich der zu zahlende Grundbetrag. Zusatzleistungen werden gesondert berechnet.
  • GDI Lohn kann für einen festen Kaufpreis erworben werden. Unter Berücksichtigung der entsprechenden Abschreibungszeit und zuzüglich der Kosten für den Software-Pflegevertrag und die Hotline ergibt sich daraus der gesamte monatliche Aufwand. Dazu kommen noch die monatlichen Lohnkosten für einen internen Mitarbeiter.

Trotz der größeren Anzahl an Posten zeigt ein direkter Vergleich, dass die Entgeltabrechnung im eigen Haus mit GDI Lohn & Gehalt für Unternehmen zu nicht unerheblichen Einsparungen führen kann.

Vorteile einer Lohnbuchhaltungssoftware

Eine Lohnbuchhaltungssoftware bietet alle notwendigen Funktionen zum selbstständigen Erstellen der Lohnabrechnungen. Bei der GDI Software erhalten Unternehmen zudem viele Leistungen aus einer Hand, denn neben der Lohnabrechnung sind hiermit auch die Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung und Warenwirtschaft möglich. Zur individuellen Weiterverarbeitung lassen sich die erfassten Daten in Office-Anwendungen exportieren. Für die Einarbeitung der eigenen Mitarbeiter in den Umgang mit GDI Lohn werden Seminare in Landau oder Inhouse-Schulungen im Unternehmen sowie Webinare angeboten. Praktisch ist zudem die eigene Service-Hotline, über die ein geschultes Support-Team alle auftretenden Fragen beantwortet. Hier können Sie „GDI Lohn 6 Gehalt“ kostenlos testen: https://www.gdi.de/lohnabrechnung/

Fazit

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen schrecken häufig davor zurück, die Lohnabrechnung für ihre Arbeitnehmer selbst zu erstellen und zahlen stattdessen viel Geld für einen Steuerberater. Aus wirtschaftlicher Sicht lohnt es sich jedoch, die Lohnabrechnung in die eigene Hand zu nehmen. Da neben der Lohnsteuer viele weitere Aspekte bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden müssen, unterstützt eine Lohnsoftware die Mitarbeiter. Sie befindet sich auf dem aktuellen Stand und berücksichtigt daher auch rechtliche Änderungen rund um Themen wie Steuer und Lohnabrechnung. Gleichzeitig spart Lohnsoftware im Vergleich zum Steuerberater jede Menge Geld.

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