Was ist bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems zu beachten?
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
In der Betriebswirtschaft umfasst die Warenwirtschaft den Teilbereich, der sich mit der Verwaltung aller materiellen Güter eines Unternehmens befasst. Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) befasst sich folglich mit der Analyse und Steuerung der Warenströme. Zudem kann ein Warenwirtschaftssystem den Warenfluss zwischen dem Lager und verschiedenen Partnern wie Lieferanten oder Kunden abbilden. Die passende Auswahl eines Warenwirtschaftssystems ist wichtig, da es im Tagesgeschäft grundlegende Prozesse der Planung und Bestandsaufnahme, Logistik und Lagerung, Disposition und Abrechnung unterstützt.
Wo werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?
Neben großen Handelsketten und -betrieben nutzen auch kleine und mittlere Unternehmen unterschiedlicher Branchen Warenwirtschaftssysteme. Ob kleiner Handwerker oder Onlineshop-Riese, ob B2B- oder B2C-orientiert, die Auswahl des passenden Warenwirtschaftssystems ist für alle Geschäftsmodelle auch außerhalb des Retailbereichs von großer Bedeutung.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Allgemein gibt es drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen: offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssysteme.
- Bei einem geschlossenen WaWi sind jegliche betriebswirtschaftliche Aufgaben wie etwa der Einkauf, die Produktion und das Lager durch ein einziges System abgedeckt.
- Bei einem offenen Warenwirtschaftssystem wird mindestens ein Bereich von einem Drittsystem abgedeckt.
- Nutzt ein Unternehmen ein integriertes WaWi heißt das, dass ein geschlossenes System verwendet wird, hier aber zugleich feste Schnittstellen bzw. Verbindungen nach außen bestehen. Diese Verbindungen können etwa zu Lieferanten und Banken bestehen oder den Onlineshop des Unternehmens miteinschließen.
Mittlerweile nutzen die meisten Unternehmen ein integriertes Warenwirtschaftssystem. Daher ist bei der Auswahl des passenden Warenwirtschaftssystems besonders auf erforderliche Schnittstellen zu achten.
Was ist der Unterschied zwischen einem WaWi- und einem ERP-System?
Warenwirtschaftssystem und ERP-System sind stark miteinander verbunden. Jedoch existieren hier wichtige Unterschiede zwischen den beiden, welche Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems beachten sollten.
ERP oder auch Enterprise Resource Planning bezeichnet den Prozess der Planung und bedarfsgerechten Steuerung unternehmerischer Ressourcen. Dazu zählen Kapital, Material, Betriebsmittel, Personal, Kommunikationstechnik sowie IT-Systeme. Ziel des Enterprise Ressource Planning ist die effiziente Steuerung dieser Ressourcen.
Ein Warenwirtschaftssystem bezeichnet ein Programm, das zur Steuerung des Warenflusses und der Bestandsaufnahme dient. Somit stellt ein Warenwirtschaftssystem einen Teilbereich des ERP dar und unterstützt ERP-Systeme.
Der Aufbau eines Warenwirtschaftssystems basiert auf Stammdaten sowie Bewegungsdaten. Stammdaten umfassen die Datensätze der Objekte, die verwaltet werden, wie etwa Artikel, Lieferanten, Kunden oder Interessenten. Die Bewegungsdaten sind die verwalteten finanziellen Transaktionen und Waren bezogen auf die Stammdaten, beispielsweise Angebote, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Lagereingang und Bestellungen. Diese Bewegungsdaten werden ebenfalls in Datensätzen erfasst und vom WaWi ausgewertet.
Viele Unternehmen wählen lieber aufgrund der Vielfalt an Funktionen direkt ein ERP-System, dabei kann es in vielen Fällen sein, das ein gut integriertes Warenwirtschaftssystem die günstigere und bessere Lösung ist.
Welche Funktionen umfasst ein Warenwirtschaftssystem?
Kurz zusammengefasst beinhaltet ein Warenwirtschaftssystem die Kernfunktionen zur Warenbeschaffung, Funktionen, die den Einkauf und den Wareneingang betreffen und Funktionen zur Lagerwirtschaft sowie zum Warenabsatz, welche den Verkauf und Warenausgang einschließen.
Welche Funktionen umfasst ein ERP-System?
Beispiele für ERP-Funktionen sind das Personalwesen, die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung, das Marketing und der Vertrieb sowie Analyse-Features im Sinne der Business Intelligenz. Ein ERP-System nutzt diese Daten und bildet sie an einer zentralen Stelle ab. Die Datensätze werden durchgehend vom System aktualisiert und sind in jeder Abteilung verfügbar, das heißt, alle Bereiche nutzen die gleichen Daten. Neben der Verwaltung und Dokumentation von Datensätzen, unterstützt ein ERP-System auch bei der Optimierung der Informationsflüsse innerhalb und zwischen den unterschiedlichen Arbeitsbereichen.
Welche Zusatzmodule sind bei Warenwirtschaftssystemen möglich?
Trotz der klaren Unterscheidung zwischen Warenwirtschaft und ERP sind heutzutage die Unterschiede nicht mehr so stark: moderne WaWi-Systeme können mittlerweile auch andere Teilbereiche des ERP abdecken. Zu diesen Anbieter-abhängigen Zusatzmodulen zählen etwa mobile Lösungen, die Rücksendeverwaltung, eine Buchhaltungssoftware mit Schnittstelle zur Warenwirtschaft, E-Commerce Omnichannel-Lösungen mit Anbindung an verschiedene Marktplätze wie Amazon und Ebay oder etwa auch eine Anbindung zum Onlineshop.
ERP-System oder Warenwirtschaftssystem – welche Auswahl treffen?
Grundsätzlich wird ein ERP-System in allen Branchen benötigt, da es zur Verwaltung und Kontrolle von Geschäftsabläufen genutzt wird. Abhängig von der Ausstattung der Softwarelösung kann eine gut ausgebaute WaWi für den jeweiligen Bedarf ausreichend sein.
Was sind die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems?
Moderne Warenwirtschaftssysteme unterstützen Unternehmen bei der Prozessdigitalisierung und dem Unternehmenswachstum. Sie helfen zudem die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen, die Transparenz zu verbessern und somit auch die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Eine für den jeweiligen Bedarf eingerichtete Wawi kann mit dem Unternehmen wachsen und dieses Unternehmenswachstum auch fördern.
Was sind wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems?
Ob Wechsel der WaWi-Software oder eine erste Einführung im Zuge der Digitalisierung: die passende Auswahl zu treffen, gestaltet sich bei einem großen Angebot und vielen Anbietern nicht leicht. Es gilt hier vor allem voreilige Entscheidungen zu vermeiden, um einschneidende wirtschaftliche Konsequenzen zu verhindern. Mit Hilfe folgender Punkte lassen sich Fehlentscheidungen minimieren:
- Als erstes sollte man die Anforderungen an das gewünschte Warenwirtschaftssystem sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen klar formulieren.
- Dazu gehört, neben dem Status quo auch die Stärken und Schwächen der unternehmensinternen Prozesse zu kennen.
- Es hilft zudem, sich Ziele für die Einführung des Warenwirtschaftssystems zu setzen und die Anforderungen an Funktionen nach Wichtigkeit zu ordnen und zu priorisieren. Während beispielsweise manche Funktionen unverzichtbar für ein Unternehmen sind, sind andere lediglich praktische Features.
- Ein letzter Tipp: Anstatt sich auf Funktionen oder Preise zu versteifen, sollte man sich über den Anbieter informieren und dessen Kompetenz etwa anhand der vorhandenen Support-Angebote prüfen.
Fazit: Die richtige Auswahl des Warenwirtschaftssystems
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