Zeiterfassungspflicht – Jetzt handeln!

Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das Arbeitsschutzgesetz gilt für alle Betriebe in Deutschland unabhängig von ihrer Größe. Somit sind entsprechend dem BAG-Urteil künftig alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen.

Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Pressemeldung des Bundearbeitsgerichts zur Einführung elektronischer Zeiterfassung vom 13. September 2022:
„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Die Erfassung von Arbeitszeit gilt damit ab sofort.
Experten rechnen noch in diesem Jahr mit der Umsetzung des Gesetzentwurfs des BMAS. Diese ändert allerdings nichts an der bereits bestehenden grundsätzlichen Eefassungspflicht.

Was bedeutet das für die Vertrauensarbeitszeit?

Parallel zur Verbreitung des Homeoffices wurde auch die Vertrauensarbeitszeit immer mehr zur gelebten Realität. Einfach aus dem Grund, dass es oft die bequemste Lösung sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ist.
Doch was bedeutet eigentlich Vertrauensarbeitszeit? Und jetzt ist die Zeiterfassung Pflicht. Inwiefern steht die Zeiterfassungspflicht im Widerspruch zur Vertrauensarbeitszeit, oder tut Sie das eben nicht?

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil festgestellt, dass es in Deutschland bereits die Pflicht zur Zeiterfassung gibt (Az.: 1 ABR 22/21), denn anders kann der Arbeitgeber ja nicht feststellen, ob der Arbeitnehmer die Arbeitszeit überschreitet. Und seit dieser Entscheidung wird darüber spekuliert, ob dadurch die Vertrauensarbeitszeit faktisch tot ist.

Als Vertrauensarbeitszeit bezeichnet man die flexible Einteilung der täglichen Arbeitszeit durch den Beschäftigten. Der Arbeitnehmer teilt sich seine Arbeitszeit weitgehend selbstverantwortlich ein. Der Arbeitgebers kontrolliert nur das eigentliche Arbeitsergebnis – also die Leistungen des Arbeitnehmers. Dazu werden festgelegte Zielvereinbarungen regelmäßig mit den Ergebnissen abgeglichen. im Gegenzug erhält der Arbeitnehmer dadurch mehr Freiraum in seiner Zeiteinteilung. Soweit die Theorie. Denn rechtlich bewegt man sich hier eher in de Gefilden eines Werkvertrages, was nicht zulässig ist.

Schon bisher galt deshalb:

• Vertrauensarbeitszeit bedeutet keine Veränderung der individuell geschuldeten Arbeitszeit. Diese wird im Arbeitsvertrag festgehalten, oder es gilt die betriebsübliche Arbeitszeit. Dem Mitarbeiter ist im Rahmen von Vertrauenarbeitszeit auch bisher im Grunde nur freigestellt, wann er diese erbringt.
• Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Einhaltung der vorgeschriebenen Pausenzeiten. Er muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht zu viel arbeiten und die Pausen einhalten – um ebendiese zu schützen. Dies gilt grundsätzlich auch in Bezug auf Arbeitnehmer/innen mit Vertrauensarbeitszeit auch im Homeoffice.

Mit dem BAG-Urteil muss nun verpflichtend die gesamte Arbeitszeit inklusive Pausenzeiten erfasst werden (LAG München, Aktenzeichen 4 TaBV 9/22). Dies steht somit nicht wirklich im Konflikt mit einer rechtskonformen Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit.

Dass die Vereinbarung von Vertrauensarbeitszeit der Führung eines Arbeitszeitkontos nicht entgegensteht und auch die Abgeltung eines Zeitguthabens aus Mehrarbeit des Arbeitnehmers nicht ausschließt, zeigt bereits das Urteil des BAG von 2013 (5 AZR 767/13).

Wie soll die Arbeitszeit erfasst werden?

Eine Antwort auf die Frage, wie die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, gibt das BAG bislang nicht. Bereits im EUGH-Urteil von 2019 hieß es, dass die Arbeitgeber verpflichtet werden müssen, eine objektive, verlässliche und für alle Beteiligten zugängliche Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

Die Vorteile einer Software-Lösung liegen hierbei auf der Hand. Eine digitale Zeiterfassung:

• ist einfach in der Handhabung für Ihre Mitarbeiter.
• erspart Zeit sowohl in der Erfassung als auch bei der Prüfung durch Vorgesetzte
• ermöglicht eine automatische Übermittlung der Zeiten an die Lohnabrechnung
• bietet jederzeit volle Transparenz für Mitarbeiter, Personalabteilung und Geschäftsführung.

Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es?

GDI Zeit Profi ermöglicht die Erfüllung aller gesetzlichen Verpflichtungen zum Thema Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus ist es ein frei konfigurierbares Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Bereitschaftszeiten, Fehlzeiten und Überstunden. Alle notwendigen Dokumentationen aufgrund rechtlicher Anforderungen wie beispielsweise GoBD oder MiLoG sind abgebildet.

Jeder Erfassungsweg ist möglich. Die klassische Stechuhr hat sich verdient gemacht, aber besonders bei flexiblen Aufgaben- und Einsatzbereichen ist die mobile Erfassung nicht mehr wegzudenken. Deswegen bietet GDI Zeit Profi über die stationäre Erfassung hinaus auch Browseranwendungen und Mobile Apps an.

Über die Erfassung von Arbeitszeiten hinaus verfügt GDI Zeit Profi über eine Vielzahl an weiteren Funktionalitäten und Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehören frei definierbare Zeitarten, eine vollständige Urlaubsverwaltung mit entsprechendem Antragswesen, Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, automatische Schichterkennung, variable Sollzeiten, Verwaltung von Gleitzeitkonten, Ermittlung von Zuschlägen, Sonderfunktionen für Mini-Jobber und vieles mehr.

Als schnelle Einstiegsmöglichkeit mit Basisfunktionen bietet GDI Software eine reine Cloud-Lösung zur mobilen Zeiterfassung per Smartphone/Tablet oder Browser-App 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos zum Test an: GDI Zeit Compact.

Was bedeutet die BAG-Entscheidung und wie geht’s jetzt weiter?

Für Betriebsräte und Arbeitnehmer wird deren Rechtsposition bei der Arbeitszeiterfassung durch das Urteil gestärkt. Zudem ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts als Grundsatzurteil zu betrachten. Das heißt: Es wurde verbindlich festgestellt, dass Arbeitszeiten von allen Arbeitgebern erfasst werden müssen. Es ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber nun zusätzlich die bereits angekündigten Gesetzgebungsverfahren bezüglich der Arbeitszeiterfassung in die Wege leitet. Einige Gesetze müssen nachgebessert werden und Detail-Regelungen müssen geschaffen werden.

Aktueller Referentenentwurf Zeiterfassungspflicht (Stand August 2023)

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat den lang ersehnten Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) vorgelegt. Dabei werden die Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur bereits bestehenden Arbeitszeiterfassungspflicht präzisiert.

Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG-E ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer elektronisch zu erfassen. Dies soll unmittelbar am Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Obwohl Arbeitnehmer die Erfassung eigenständig vornehmen können, bleibt die korrekte Aufzeichnung weiterhin die Verantwortung des Arbeitgebers. Dieser muss Maßnahmen ergreifen, um Verstöße gegen die Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten zu erkennen. Die Aufzeichnungspflicht dient der Transparenz und einer angemessenen Arbeitszeitgestaltung. Sie soll grundlegend am ersten Tag des Quartals nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft treten. Bei Zuwiderhandlungen sind Bußgelder von bis zu 30.000 Euro laut § 20 ArbZG-E vorgesehen.

Der Entwurf enthält zwar keine detaillierten Anforderungen an die technische Ausgestaltung der elektronischen Erfassung, erlaubt jedoch neben den gängigen Zeiterfassungsgeräten auch andere Methoden wie Apps oder moderne Zeiterfassungssoftware.

Abweichungen von der elektronischen Zeiterfassung, beispielsweise eine manuelle Aufzeichnung auf Papier oder die Nutzung einer Stempeluhr, sollen möglich sein. Derartige Ausnahmen können durch Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt werden. Darüber hinaus sind Übergangsfristen geplant: Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern haben zwei Jahre Zeit, während es bei weniger als 50 Angestellten fünf Jahre sind. Kleinstbetriebe, ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland, die bis zu zehn entsandte Arbeitnehmer beschäftigen, sowie Privathaushalte mit Hausangestellten können auf elektronische Aufzeichnungen verzichten.

Weitere Regelungen betreffen die Verpflichtung zur Aufzeichnung am selben Tag sowie Ausnahmen für bestimmte Tätigkeiten. Die Vertrauensarbeitszeit bleibt erhalten, solange die zulässigen Höchstarbeitszeiten und Pausen eingehalten werden.

Der Referentenentwurf berücksichtigt die Bedeutung von Arbeitszeitaufzeichnungen für eine faire Arbeitsgestaltung. Die Ausgestaltung des Gesetzes erfolgte als Reaktion auf die Entscheidungen des EuGH und des BAG. Diese hatten die Notwendigkeit einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung betont, um Arbeitnehmerrechte zu schützen. Dieser Gesetzesentwurf bildet somit einen wichtigen Schritt hin zu einer ausgewogenen Arbeitszeitregelung und verdeutlicht die Rolle von Tarifparteien und dem Betriebsverfassungsgesetz bei der Mitbestimmung von Arbeitszeiterfassungssystemen.