E-Rech­nung-Soft­ware für KMU: Rech­nungs­prozesse optimal digitali­sieren

ZUGFeRD / XRechnung – Opti­mierung und Automa­tisierung elektro­nischer Rech­nungs­pro­zesse

Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und profitieren Sie von mehr Effizienz und Kosteneinsparungen. Für Freiberufler, Kleinunternehmer und mittelständische Unternehmen bietet die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung zahlreiche Vorteile. Damit verbessern Sie nicht nur Ihre Rechnungserstellung, sondern optimieren auch den gesamten Rechnungsversand – unabhängig von gesetzlichen Pflichten. Mit ZUGFeRD und XRechnung optimieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse und verbessern die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen nachhaltig.

ZUGFeRD vs XRech­nung: Zwei For­mate mit unter­schied­lichem Fokus

ZUGFeRD kombiniert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format mit einem PDF-Dokument. So lässt sich die Rechnung als maschinenlesbare Datei und optisch ansprechendes Rechnungsbild gleichzeitig bereitstellen. Der Rechnungsversand erfolgt flexibel über verschiedene Wege, wie E-Mail, Upload, Download oder EDI, versendet und empfangen werden.

XRechnung hingegen richtet sich speziell an öffentliche Auftraggeber und erfüllt die Vorgaben der EU. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten und verzichtet auf einen visuellen Anhang. Der Austausch erfolgt über einen Webservice und gewährleistet die automatische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe.

Em­pfang und Ver­arbeit­ung elektro­nischer Rech­nung­en mit GDI Finanz­buch­halt­ung

Mit dem GDI Buchhaltungsprogramm lassen sich XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien empfangen und weiterverarbeiten. Beim Import prüft die Software die Rechnungsdaten und ordnet automatisch den richtigen Lieferanten anhand von Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder IBAN zu. Ist der Lieferant anhand dieser Daten nicht im System zu finden, kann ein bestehender Lieferant z.B. anhand von Adressdaten ausgewählt oder ein neuer Lieferant mit den Daten aus der E-Rechnung angelegt werden. Für eine präzise Buchung unterstützt Sie ein lernendes System, das wiederkehrende Geschäftsvorfälle erkennt und die Sachkonten entsprechend vorschlägt und bei der Rechnungserstellung unterstützt. Weiterhin kann die Buchung durch interne Angaben, wie Kostenrechnungsdaten ergänzt und dann verbucht werden. Dies erleichtert die Arbeit für Buchhaltungsabteilungen, Rechnungswesen und Steuerberater erheblich.

Recht­liche Anfor­derung­en und E-Rech­nungs­verord­nung

Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) verpflichtet öffentliche Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Regelung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den Rechnungsaustausch im B2B- und B2G-Bereich fördert.

Das Ziel ist die Förderung der automatisierten Prozesse durch maschinenlesbare Formate. Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben, die gemäß Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen (sogenannte oberschwellige Vergaben), elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Die XRechnung enthält neben den gesetzlichen Pflichtangaben zusätzliche Informationen wie:

• Lieferanten­nummer
• Auftrags­kenn­nummer
• Leitweg-Identifikations­nummer (Leitweg-ID)

Vor­teile der Um­stell­ung auf elektro­nische Rech­nung­en mit GDI

1. Kosten­ersparnis: Reduzierte Ausgaben für Druck, Versand und Archivierung von Papier­rech­nungen.

2. Effiziente Prozesse: Schnellere Weiter­verarbeitung durch digitale Rechnungs­programme und Buchhaltungs­software.

3. Sicherer Austausch: Erfüllung der GoBD-Anforderungen und gesetzlicher Vorgaben für den elektro­nischen Geschäfts­verkehr.

4. Einfache Archivierung: Alle Doku­mente werden rechtssicher und revisionssicher digital archiviert.

5. Skalierbarkeit: Software­lösungen wie GDI eignen sich sowohl für Handwerks­betriebe als auch für große Unternehmen.

Mit der Einführung elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung schaffen Unternehmen die Grundlage für effizientere Rechnungsprozesse und eine zukunftssichere Buchhaltung. Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner E-Rechnung Software und steigern Sie die Produktivität Ihrer Buchhaltungsabteilung.