ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Dahinter steckt die Aufgabe eines Unternehmers seine Ressourcen – also alle Betriebsmittel, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der Geschäftszwecke zurückgreifen kann – effizient und bestmöglich einzusetzen. Zu den Ressourcen zählen nicht nur Kapital, Warenbestände, Maschinen, Fuhrpark, Technik sondern auch das Personal.
Für einen möglichst effizienten Einsatz der Ressourcen gilt es Schwachstellen und Fehlentwicklungen in den eigenen Prozessen aufzuspüren, die Abläufe entsprechend zu verbessern und dauerhaft zu beobachten.
Ein ERP-System., also ein kaufmännisches Softwaresystem ermöglicht die konstante Überwachung, Steuerung und Optimierung der vielfältigen und komplexen Vorgänge innerhalb eines Unternehmens.

Ein ERP-System stellt mehrere miteinander kommunizierende Software-Module dar. In einem ERP-System werden so diverse Geschäftsanwendungen aus verschiedenen Geschäftsbereichen integriert und somit werden auch die Daten aus den jeweiligen Abteilungen in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert. Jede Einzelanwendung bzw. jedes Einzelmodul beinhaltet tätigkeitsspezifische Funktionalitäten, Möglichkeiten zur Datenerfassung und Masken zur Informationsanzeige.
So werden beispielsweise vom Vertrieb Kundendaten in die gemeinsame Datenbank eingegeben, auf die auch die Rechnungsstelle Zugriff hat ebenso wie das Marketing. Erfolgt an den Daten eine Änderung, haben direkt alle Abteilungen den aktuellsten Stand. Die zentral abgelegten Daten sind die Basis für abteilungsspezifische Tätigkeiten: z.B. Auswertung des Kundenumsatzes, Rechnungsversand oder Zielgruppensegmentierung für Werbemaßnahmen.

ERP-Systeme helfen die Stärken und Schwächen eines Unternehmens aufzuzeigen. Sämtliche Prozesse können zentral gesteuert und auf Effizienz überprüft werden. Alleine durch die zentrale Datenverarbeitung ergeben sich Einsparpotentiale und Synergie-Effekte in der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ebenso wie Informationsvorteile, da schneller auf bessere Informationen zugegriffen werden kann.

Klassische Anwendungsbereiche sind Beschaffung, Waren-bzw. Materialwirtschaft, Produktion, CRM, Vertrieb, Marketing, Personalwirtschaft, Rechnungswesen und Controlling.

Durch die zentrale Datenpflege wird das ERP-System wird zur „single source of truth“. Redundanzen und Doppelarbeiten entfallen, die Datenqualität verbessert sich.
Über Abteilungsgrenzen hinaus steht eine einheitliche Datenbasis bereit. So werden Informationen vernetzt und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert. Durch die so hergestellte Transparenz kann auf negative Entwicklungen frühzeitig reagiert werden.
Durch die Abbildung der Abläufe in einem System werden Prozesse optimiert und standardisiert sowie dauerhaft zentral überprüft und gesteuert. Das bedeutet für das Unternehmen Zeiteinsparungen, weniger Fehler und eine höhere Produktivität.
Die datenbasierte und transparente Abbildung aller Unternehmensprozesse ermöglicht einheitliches Reporting und ein effektives Controlling.