Software für elektronische Rechnungsabwicklung per ZUGFeRD / XRechnung

ZUGFeRD / XRechnung – Optimierung und Automatisierung elektronischer Rechnungsprozesse

Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und sparen Sie Zeit und Kosten. Vor allem für mittelständische Unternehmen bringt die Umstellung auf elektronische Rechnungen deutliche Vorteile gegenüber Papierrechnungen – unabhängig von gesetzlichen Pflichten. Mit ZUGFeRD und XRechnung optimieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse und verbessern die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen nachhaltig.

ZUGFeRD vs XRechnung: Zwei Formate mit unterschiedlichem Fokus

ZUGFeRD kombiniert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format mit einem PDF-Dokument. So lässt sich die Rechnung als maschinenlesbare Datei und optisch ansprechendes Rechnungsbild gleichzeitig bereitstellen. Diese Rechnungen können flexibel über verschiedene Wege, wie E-Mail, Upload, Download oder EDI, versendet und empfangen werden.

XRechnung hingegen richtet sich speziell an öffentliche Auftraggeber und erfüllt die Vorgaben der EU. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten und verzichtet auf einen visuellen Anhang. Der Austausch erfolgt über einen Webservice und gewährleistet die automatische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe.

Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen mit GDI Finanzbuchhaltung

Mit dem GDI Buchhaltungssystem lassen sich XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien empfangen und weiterverarbeiten. Beim Import prüft die Software die Daten und ordnet automatisch den richtigen Lieferanten anhand von Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder IBAN zu. Ist der Lieferant anhand dieser Daten nicht im System zu finden, kann ein bestehender Lieferant z.B. anhand von Adressdaten ausgewählt oder ein neuer Lieferant mit den Daten aus der E-Rechnung angelegt werden. Für eine präzise Buchung unterstützt Sie ein lernendes System, das wiederkehrende Geschäftsvorfälle erkennt und die Sachkonten entsprechend vorschlägt. Weiterhin kann die Buchung durch interne Angaben, wie Kostenrechnungsdaten ergänzt und dann verbucht werden. Dies erleichtert die Arbeit für Buchhaltungsabteilungen, Rechnungswesen und Steuerberater erheblich.

Rechtliche Anforderungen und E-Rechnungsverordnung

Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) verpflichtet öffentliche Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Regelung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den Rechnungsaustausch im B2B- und B2G-Bereich fördert. Das Ziel ist die Förderung der automatisierten Prozesse durch maschinenlesbare Formate. Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben, die gemäß Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen (sogenannte oberschwellige Vergaben), elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Die XRechnung enthält neben den gesetzlichen Pflichtangaben zusätzliche Informationen wie:

• Lieferantennummer
• Auftragskennnummer
• Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)

Diese Leitweg-ID sorgt dafür, dass die Rechnung intern an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet wird, wodurch Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bearbeiter beim Rechnungsempfänger.

Vorteile der Umstellung auf elektronische Rechnungen mit GDI

1. Kostenersparnis: Reduzierte Ausgaben für Druck, Versand und Archivierung von Papierrechnungen.
2. Effiziente Prozesse: Schnellere Weiterverarbeitung durch digitale Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftware.
3. Sicherer Austausch: Erfüllung der GoBD-Anforderungen und gesetzlicher Vorgaben für den elektronischen Geschäftsverkehr.
4. Einfache Archivierung: Alle Dokumente werden rechtssicher und revisionssicher digital archiviert.
5. Skalierbarkeit: Softwarelösungen wie GDI eignen sich sowohl für Handwerksbetriebe als auch für große Unternehmen.

Mit der Einführung elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung schaffen Unternehmen die Grundlage für effizientere Geschäftsprozesse und eine zukunftssichere Buchhaltung. Nutzen Sie die Vorteile moderner Rechnungssoftware und steigern Sie die Produktivität Ihrer Buchhaltungsabteilung.