Elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnungsabwicklung per ZUGFeRD / XRechnung bietet echte Vorteile bei schneller Amortisation.

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Elektronische Rechnungsabwicklung per ZUGFeRD / XRechnung

Medienbrüche, manuelle und fehleranfällige Informationsübertragung verursachen unnötige Kosten. Langwierige Abstimmungsprozesse und störanfällige Workflows lassen sich durch elektronische Rechnungsabwicklung deutlich reduzieren. Basis hierfür sind verlässliche Datenformat-Standards. Die Umsetzung macht sich innerhalb kürzester Zeit bezahlt.

 

Ihre Vorteile im Überblick

Unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Volumen an Ausgangsrechnungen – die elektronische Rechnungsabwicklung bietet für jedes Unternehmen Vorteile

Die Rechnungszustellung ist sicher und nachvollziehbar.
Durch Unterstützung bei der Rechnungserfassung werden Fehler minimiert
Arbeitszeiten werden deutlich verringert
Die Bezahlung der Rechnung wird deutlich beschleunigt.
Versandkosten entfallen
Das Cash-Flow-Management verbessert sich erheblich
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ZUGFeRD / XRechnung – automatisierte Verarbeitung von elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen

Optimieren Sie aufwendige und teure Rechnungsprozesse. Insbesondere für mittelständische Unternehmen bietet die Digitalisierung der Rechnungsstellung und der Rechnungseingangsverarbeitung unabhängig von gesetzlichen Anforderungen effektive Vorteile gegenüber papiergebundenen Rechnungsprozessen.

ZUGFeRD vs XRechnung: das Gleiche, aber doch nicht gleich

Mit ZUGFeRD werden sowohl strukturierte Datensätze (XML-Format) und auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig übermittelt. Optisch ist die Rechnung mit eingebundenen Datensätzen nicht von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z.B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

X-Rechnung ist ein auf den Vorgaben der EU basierendes strukturiertes Datenformat (XML) ohne optischen Bestandteil für den elektronischen Rechnungsversand an Verwaltungsbehörden. XRechnung kann nur als Web Service genutzt werden.

 

Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen mit GDI Finanzbuchhaltung

Per Zusatzmodul empfangen Sie mit GDI Finanzbuchhaltung die elektronischen Datenformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Im Anschluss an den Datenimport erfolgt eine Datenüberprüfung und eine automatisierte Lieferantenzuordnung auf Basis der Steuernummer / Umsatzsteuer-Idennummer oder IBAN. Alternativ wird der Lieferant neu angelegt mit allen übermittelten Stammdaten.
Bei der Zuweisung des korrekten Sachkontos unterstützt Sie ein lernendes System, das ähnliche sich wiederholende Buchungen automatisch zuweist.

Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben, die gemäß Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen (sogenannte oberschwellige Vergaben), elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Die XRechnung enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bearbeiter beim Rechnungsempfänger.

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