Im Grunde ist eine digitale Personalakte erst einmal ein Abbild einer klassischen Personalakte in papierloser Form. Das heißt, gescannte Personaldokumente werden elektronisch archiviert, und erweiterte Personalinformationen werden in strukturierter Form in einer zentralen Datenbank gespeichert. Darüber hinaus bietet eine digitale Personalakte allerdings noch einige Vorteile und zusätzliche Features.

Im Gegensatz zum papiergebundenen Pendant ermöglicht die digitale Personalakte eine Informationsbereitstellung in Echtzeit. Dazu kommen eine vereinfachte Suche nach Dokumenten und Vorgängen, eine automatisierte Wiedervorlage, Lohn- und Gehaltsplanung, sowie die Verwaltung von Fortbildungsmaßnahmen oder beispielsweise auch Arbeitgeber-Darlehen.

Eine digitale Personalakte beinhaltet alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Mitarbeiterinformationen: angefangen bei den Personalstammdaten, über Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse bis hin zu Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträgen, Weiterbildungsmaßnahmen, steuer- und sozialversicherungsrelevanten Informationen und mehr.

Die Privatsphäre der Mitarbeiter betreffende Informationen wie z.B. Hobbys oder politische Orientierung haben in einer Personalakte nichts verloren. Aber auch manches gehört nicht in eine Personalakte wie z.B. Gesundheitsdaten, die für das Arbeitsverhältnis nicht von Bedeutung sind.

Eine generelle Pflicht zur Führung einer Personalakte in digitaler Form gibt es bis dato nicht. Allerdings müssen Arbeitgeber seit Jahresbeginn 2022 diverse Entgeltunterlagen elektronisch vorhalten. Betroffen sind dabei nicht nur Abrechnungsdaten aus der Lohnsoftware, sondern auch begleitende Entgeltunterlagen. Dies wurde in § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) geregelt in Vorbereitung auf das Verfahren zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).
Mit dessen Einführung ab dem 1. Januar 2023 sollen für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) sämtliche notwendigen Daten elektronisch übermittelt werden.