Erfassen, auswerten & verwalten in einem Zeiterfassungssystem

Die “Teamauskunft”

beendet eine traditionelle Zeit- und Nervenvergeudung. Auf einen Blick erkennen Sie:

• welche Mitarbeiter befinden sich im Haus
• sind im Außendienst unterwegs
• nehmen gerade an einer Besprechung teil
• haben bis wann Urlaub
• sind krankgeschrieben

Auch Ihre Telefonzentrale, der Empfang und alle anderen Abteilungen wissen künftig sofort Bescheid. Die so häufigen wie lästigen „Blitzumfragen“ werden mit der Teamauskunft unnötig. Neben neuer Annehmlichkeit und Effizienz summieren sich die eingesparten Zeitverluste zu einem betriebswirtschaftlich messbaren Vorteil.

Mit alternativen Erfassungswegen

Ihr Unternehmen. Ihre Form der Zeiterfassung.

• Webterminal am Arbeitsplatz?
• Mobile Erfassungsgeräte?
• Stationäre Erfassungsgeräte?
• Kombinationen?

Welcher Weg auch immer: alle Buchungen fließen direkt in die zentrale Übersicht, den Jahreswerten, ein. Und sind auch sofort in der Teamauskunft sichtbar.

Tipp: Wenn Sie eine Erfassung über das Handy bevorzugen, haben Sie einen zusätzlichen Vorteil: Sie kennen die Koordinaten des Buchungsstandortes und wissen genau, wo der Mitarbeiter im Einsatz ist.

Natürlich können Sie die Daten auch manuell erfassen, wenn Sie beispielsweise ausgefüllte Stundenzettel von Ihren Mitarbeitern erhalten.

Wenn es um Jahreswerte geht

Sie geben Ihnen einfach alles: eine komplette Übersicht über alle Buchungen. Natürlich unabhängig vom Erfassungsweg. Ob Urlaub oder sonstige Abwesenheitszeiten. In schnell erfassbaren Farben.

Mehr noch: direkte Eingaben und Korrekturen können Sie selbst und vor allem einfach vornehmen. Jede Eingabe wird perfekt dokumentiert und bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Sie werden die Jahreswerte sehr bald als unverzichtbares Tool Ihrer Zeiterfassung schätzen lernen.

Oder Sie schnell die Monatswerte brauchen

Unterschätzen Sie nicht diese Alternative bei Buchungen oder Auskünften. Die Monatswerte sind mehr als hilfreich, wenn Sie grundsätzlich die Tätigkeiten manuell festhalten. Die tabellarische Erfassung erleben Sie als einfach, übersichtlich und vor allem schnell.

Zusätzlicher ad-hoc-Komfort: alle Eingaben stehen sofort in den Jahreswerten, in der Teamauskunft und in allen anderen Auswertungen.

Mit der automatischen Lohn & Gehaltsabrechnung

Mit GDI Zeit schaffen Sie eine optimale Grundlage für die Lohn & Gehaltsabrechnung. Selbst komplexe Überstunden- und Zuschlagsmodelle können Sie abbilden und automatisch berechnen. Durch die Übergabe aller abrechnungsrelevanten Daten an GDI Lohn & Gehalt oder das Programm eines Drittanbieters vereinfachen Sie Ihre Prozesse enorm und behalten jederzeit den Überblick.

Gerätebuchungen

Erfassung von Gerätezeiten.

Gerätebuchungen können für einzelne oder eine Gruppe von Geräten erfasst werden. Hierbei kann zur Dokumentation auch der Zählerstand der Betriebsstunden vor Beginn und am Ende der Tätigkeit erfasst werden.

Buchungsfreigabe (nur im Webterminal verfügbar)

Freigabe von eingegebenen Buchungen durch beispielsweise den Vorgesetzten:
Der Vorgesetzte kann mit dieser Funktion Buchungen der Mitarbeiter einzeln oder en bloc bestätigen.
Nur freigegebene Buchungen werden danach zur Lohnberechnung weitergereicht.

Geo-Fencing

Einfache Erfassung der Geofences innerhalb der zuzuweisenden Kostenstelle per Eingabe von Koordinaten und Radius oder durch Auswahl des Standortes auf der Karte.

Innerhalb der Jahreswerte – der zentralen Verarbeitungsmaske der Zeiterfassung – werden die Buchungen inklusive Geodaten zur Überprüfung angezeigt.

Nach Auswahl entsprechender Buchungen gelangen Sie per Maus-Klick in der Kartenübersicht mit den Standorten der jeweiligen Buchungen.

Diese Informationen können auch innerhalb des Webterminals und im Modul Buchungsfreigabe genutzt werden.

Bei der Zeiterfassung inklusive GPS-Koordinaten werden zwangsläufig personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet. Hier gilt es die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetz (insbesondere § 32g BDSG) einzuhalten. Dazu muss auch der Betriebsrat informiert und die Einwilligung des Arbeitnehmers eingeholt werden. Ortungsfunktionen dürfen weder außerhalb der Arbeitszeiten noch zur dauerhaften Überwachung eingesetzt werden.

Personalstammdaten

• Ein- und Austrittsdatum
• Stammzeitarten
• Stammkostenstellen
• Anschrift
• Kommunikationsmöglichkeit
• Erinnerungsfunktion für Geburtstag
• Bild des Mitarbeiters

Arbeitspläne

• Wochenpläne
• Automatische Schichterkennung
• Intervallberechnung
• Gültigkeitsdatum für unterschiedliche Zeiträume
• Definition der Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge

Tagesmodelle

• Frei variierbare Sollzeiten
• Mindestarbeitszeit und maximale Arbeitszeit
• Regelarbeitszeit
• Individuelle Rundungsmöglichkeiten
• Fixe, variable und zeitabhängige Pausenregelungen
• Automatische Pausenverbuchungen
• Zuschlagsdefinitionen
• Gültigkeitsdatum für unterschiedliche Zeiträume

Zeitkonten

• Zuordnung von Lohnarten
• Frei konfigurierbare Verrechnung von Zeitkonten
• Definition von Warnwerten für Tag, Woche und Monat
• Hinterlegung eines Bearbeitungsschlüssels für DATEV

Zeitarten

• (z.B. Anwesenheit, Urlaub, Krankheit) voreingestellt und
• zusätzlich frei definierbar
• Zuordnung von Kürzeln und Farben
• Anzeige nach DSGVO einstellbar

Ausweise

• Freie Vergabe an die Mitarbeiter
• Hinterlegung von Zeitart, Kostenstelle oder Kostenträger
• Einfaches Stechen an Terminals

Urlaub

• Urlaubsansprüche
• Automatische Steigerung nach Alter und Betriebszugehörigkeit
• Verfalldatum
• Antragswesen für Abwesenheiten
• Prüfung der Mindestbesetzungen
• Genehmigungsverfahren durch mehrere Vorgesetzte

Datenerfassung

• Per Stechuhr
• Am Webterminal, per Smartphone oder Tablet
• Stationäre oder mobile Erfassungsgeräte
• Manuell: Jahresübersicht mit intuitiver Bedienerführung, Monatsübersicht zur Schnellerfassung, Kalenderfunktion mit individueller Auswahl eines Zeitraums
• Einfache Korrekturen und Nachträge mit Änderungshistorie
• Standardschnittstelle für die Anbindung beliebiger Erfassungsmöglichkeiten
• Standortermittlung per Smartphone oder Tablet
• Kolonnenbuchungen
• Schnellerfassung
• Zeitaufteilung

Auswertungen? Grenzenlos.

Jede Buchung steht sofort in den Auswertungen. Ob Buchungsbericht, Fehlzeitenübersicht oder die Aufteilung der Tätigkeiten geordnet nach Filialen.

Achtung: Für vergessene Geburtstage der Mitarbeiter gibt es keine Entschuldigung. Muss es auch nicht. Sie werden in der integrierten Geburtstagstabelle angezeigt.

• Kostenstellen
• Kostenträger
• Auswertungen über beliebige Zeiträume
• Stammdatenauswertungen
• Monatsbericht
• Buchungsbericht
• Auswertung nach Zeitarten mit Tagen, Stunden und prozentualer Verteilung
• Fehlzeitenauswertung
• Geburtstagsliste

Abrechnungsfunktionen

• Fehlzeitenverwaltung
• Schichterkennung
• Ermittlung von Überstunden
• Verwaltung von Gleitzeitkonten
• Ermittlung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen
• Verwaltung von Zeitkonten
• Warnung vor 450,- € Grenze

Schnittstellen und Datensicherheit

• Schnittstelle zu GDI-Lohn & Gehalt / Baulohn
• Anbindung an Terminals
• Standardschnittstelle
• Direkte Verbindung an GDI-Lohn & Gehalt / Baulohn oder Abrechnungsprogramm von Drittanbietern
• Automatische Anlage / Änderung von Personalstammdaten in der Zeiterfassung und automatische Datenübergabe an das Lohnprogramm
• DATEV Lohn und Gehalt
• DATEV LODAS

Client / PC / Notebook

• MS Windows 8.1 / 10 | 32 / 64 Bit *
• aktueller Mehrkernprozessor
• Empfohlener Arbeitsspeicher: 8 GB
• Empfohlene Grafikauflösung von 1920 x 1080, mind. 16 Bit Farbtiefe
• Freier Festplattenspeicher min. 1 GB (je nach Anzahl Personalnr. / Mandanten)
• SSD-Festplatte wird empfohlen

Folgende Programmversionen sind für Windows 10 freigegeben:

Business-Line – ab 3.6.1.1513
Finanzbuchhaltung – ab 6.12.6.29
Lohn & Gehalt – ab 8.13.9.328 mit Meldecenter 3.0.0.35
Personalzeit – ab 4.0.2.830
Anlagenbuchhaltung – ab 4.10.0.241
Kostenrechnung – ab 3.7.0.7

Bitte beachten Sie:
Die Freigabe gilt nicht für ältere GDI-Programmversionen als die oben genannten!

Die GDI Produktreihe ist auch mit Virtualisierungssoftware wie z.B. VirtualBox oder VMware ESX bedingt lauffähig.

Aufgrund von Performance-Einbußen mit Virtualisierungssoftware empfehlen wir aber den Einsatz eines dedizierten Rechners.

Generell ist eine hohe Taktrate der einzelnen Kerne und ein großer schneller Cache wichtiger als viele Kerne mit einer niedrigen Taktrate.

* Das auf EDI basierende Clearing für Österreich wird unter den 64 Bit-Windows-Versionen nicht mehr unterstützt. Überweisungen können mit dem SEPA-Clearing vorgenommen werden.