Welche Vorteile bietet nun die digitale bzw. elektronische Lohnabrechnung?

Alleine durch die papierlose Zustellungsform spart man Papier-, Druck- und Versandkosten. Zusätzlich spart man Zeit, da die elektronische Zustellung per E-Mail aus Ihrer Lohnsoftware heraus auf Knopfdruck erfolgt, und so der Konfektionierungsaufwand und auch die Versandzeit wegfallen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Ihre Entgeltbescheinigung jederzeit auch unterwegs einsehen. Durch die elektronische Aufbewahrung gehen die Dokumente auch nicht verloren.

Worauf muss man achten, wenn man eine elektronische Lohnabrechnung erstellt?

Inhaltlich gibt es keinen Unterschied: Sowohl für die digitale als auch die analoge Lohnabrechnung gilt die Entgeltbescheinigungsverordnung. Der Unterschied liegt nur in der Ausgabeform: statt des Druckes auf Papier wird eine Datei erstellt. Mit GDI Lohn & Gehalt erstellen Sie weiterhin, wie gewohnt, komfortabel und sicher Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Mit einem Knopfdruck werden die Lohnabrechnungen an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per E-Mail versendet.

Was ist bei der Zustellung der digitalen Lohnabrechnung zu beachten?

Elektronische Verfahren müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. Wichtig ist die Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Arbeitsrechts und der Gewerbeordnung. Der Arbeitgeber muss die persönlichen Daten der Arbeitnehmer vor unberechtigtem Zugriff schützen. Das BDSG verlangt, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden dürfen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss daher verschlüsselt übertragen werden. Das Verfahren sollte dennoch einfach und für die Arbeitnehmer nachvollziehbar sein.

Wie wird die elektronische Lohnabrechnung zugestellt?

Bei der Zustellung via E-Mail nennen die Mitarbeiter dem Arbeitgeber die E-Mail-Adresse, an die zugestellt werden soll. Dies könnte im Prinzip auch die Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters sein. Zumeist ist die private E-Mail-Adresse die bevorzugte Variante. Die in GDI Lohn & Gehalt erstellten Lohnabrechnungen werden per Knopfdruck an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als verschlüsselter E-Mail-Anhang versendet.

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Artikel aus Die Rheinpfalz vom 28.2.2023, Bilquelle: Die Rheinpfalz / Iversen

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