Die elektronische Rechnung wird Pflicht.

Zwischen inländischen Unternehmen soll ab 2025 die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend sein. Dies sieht das Wachstumschancengesetz vor, welches der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedet hat. Die notwendige Genehmigung des EU-Rates zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht erfolgte bereits am 25.7. diesen Jahres.

INHALT

Hintergrund E-Rechnungsgesetz
Was bedeutet elektronische Rechnung?
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI-Verfahren wie EDIFACT?
Für wen gilt die eRechnungspflicht?
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Was gilt für Rechnungsempfänger?

In einer Sitzung des Bundestages am Freitag, 17. November wurde das Wachstumschancengesetz mit den Stimmen der Ampel-Koalition verabschiedet. Teil dieses Gesetzespaketes sind Regelungen zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung. Auch wenn noch die Zustimmung des Bundesrates benötigt wird, so hat die Finanzverwaltung bereits festgestellt, dass sowohl eine Rechnung nach dem X-Standard als auch eine im Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Hintergrund E-Rechnungsgesetz

Ein Ziel der Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ist die Reduzierung der EU-weiten Mehrwertsteuer-Lücke. Durch Erfassungsfehler aber auch durch Steuerbetrug entsteht eine erhebliche Differenz zwischen der berechneten Mehrwertsteuer und den tatsächlich erfolgten MwSt.-Einnahmen. Durch die Digitalisierung soll das komplexe und uneinheitliche Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU effizienter und auch gerechter werden. Im Wachstumschancengesetz hat nun das Finanzministerium (BMF) ein Entwurf vorgelegt, wie digitale Rechnungen in Deutschland ab 2025 geregelt sein sollen. Das Wachstumschancengesetz übernimmt hier die vorgegebene E-Rechung Pflicht für B2B-Unternehmen ab einem Wert von 250€.  Die Priorität der Papierrechnung entfällt, und die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist ab dann nicht mehr erforderlich.

Auf Basis dessen sollen auch die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzt werden und ein einheitliches Meldesystems eingeführt werden. Die zusammenfassenden Meldungen sind ein Kontrollsystem für die Finanzämter zur Überprüfung von steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen im EU-Binnenmarkt, wodurch das Steueraufkommen der einzelnen Mitgliedstaaten gesichert werden soll. Grundlage dieses elektronischen Meldesystems für Einzeltransaktionen in Echtzeit ist die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen. Deshalb sollte sich jedes Unternehmen zeitnah mit der Einführung eines Systems für elektronische Rechnungen beschäftigen.

Was bedeutet elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung oder auch eRechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das hierbei verwendete strukturierte elektronische Format in der Rechnungsstellung muss der europäischen Norm für die elektronische entsprechen (CEN-Norm EN 16931).

Diese Anforderungen an das Format werden aktuell z.B. von der XRechnung, die u. a. bereits von Lieferanten der öffentlichen Hand verwendet werden muss, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) bestehend aus PDF-Dokument und XML-Datei (Schreiben des BMF vom 2.10.2023). Bei solchen hybriden Rechnungsformaten soll laut Gesetzentwurf der strukturierte Teil der maßgebende sein.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI-Verfahren wie EDIFACT?

Inwieweit der elektronischen Datenaustauschs per EDI-Verfahren zulässig sein wird, ist derzeit noch nicht final geklärt. Allerdings arbeitet das BMF daran, eine Lösung zu finden, damit dieses Verfahren auch zukünftig weiter genutzt werden kann. Es ist nicht auszuschließen, dass es dafür allerdings u.U. technische Anpassungen an bestimmten EDI-Verfahren geben wird. Vorstellbar wäre dabei eine Art Export von nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus dem zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbarten Format.

Für wen gilt die eRechnungspflicht?

Die obligatorische eRechnung gilt für

  • “im Inland ansässige Unternehmen
  • für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze
  • … wenn diese … an andere im Inland ansässige … Unternehmen erbracht werden.”

Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Bereits seit 27. November 2020 nehmen Bundesbehörden nur noch elektronische Rechnungen an. Und auch in einigen Bundesländern ist die elektronische Rechnung bereits obligatorisch. Unabhängig davon müssen bereits jetzt nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen auch digitale Rechnungen akzeptieren.

Grundsätzlich wird die elektronische Rechnungstellung ab 1.1.2025 für Unternehmen verpflichtend sein. Aufgrund des zu erwartenden Aufwandes bei der Umstellung hat der Gesetzgeber jedoch Übergangfristen eingeräumt.

Bis Ende 2026 dürfen für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen genutzt werden (für Umsätze aus 2025 und 2026). Gleiches gilt für elektronische Rechnungsformate, die noch nicht den Anforderungen entsprechen – vorausgesetzt der Rechnungsempfänger hat der Verwendung dieses Formates zugestimmt.

Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz in 2026 von max. 800.000 EUR gilt diese Übergangsregelung sogar bis Ende 2027 (für Umsätze aus 2027). Wer diese Grenze überschreitet hat zumindest noch die Möglichkeit bis Ende 2027 Rechnungen per EDI-Verfahren zu übermitteln, auch wenn aus dem EDI-Format noch keine Informationen in ein normgerechtes Format übergeben werden.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für die Übermittlung der elektronischen Rechnungen verpflichtend zu erfüllen.

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Sollte ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nehmen und bereits ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen ausstellen, müssen inländische Rechnungsempfänger diese auch akzeptieren. D.h. sie müssen diese Rechnungen bereits ab 1.1.2025 auch empfangen und verarbeiten können. Denn die elektronische Rechnungstellung mit den vom BMF zugelassenen Formaten benötigt keine Zustimmung des Rechnungsempfängers.