Inventur-Software: So erfüllen Sie die rechtliche Pflicht
Für viele Unternehmen heißt es am Jahresende, die Zeit für die Inventur ist wieder gekommen! Dieser Prozess ist oft mühsam und mit hohem Aufwand und Kosten verbunden. Dennoch ist der Vorgang nicht nur eine rechtliche Vorgabe, sondern vor allem die Grundlage für einen umfassenden Überblick über die eigenen Anlagegüter und Bestände.
INHALT
Warum ist eine Inventur wichtig für Unternehmen?
Welche Unternehmen sind verpflichtet, eine Inventur vorzunehmen?
Wie häufig muss eine Inventur in Deutschland durchgeführt werden?
Welche unterschiedlichen Inventurarten gibt es?
Was passiert bei einer Inventarverwaltung?
Welche Vorteile bietet eine Inventur-Software?
Warum ist eine Inventur wichtig für Unternehmen?
Die Inventur erfasst den aktuellen Bestand an physischen und finanziellen Ressourcen eines Unternehmens. Zu den Ressourcen zählen Lagerbestände, Vermögenswerte und finanzielle Mittel. Eine Inventur mit präziser Buchführung verbessert die Transparenz der Unternehmensfinanzen, indem es mögliche Unregelmäßigkeiten wie Diebstahl oder Verlust aufdeckt. Weiterhin bietet dieser Prozess wichtige Daten zum Ist- und Soll-Bestand sowie zu Überbeständen und Engpässen, welche für die weitere Geschäftsplanung essenziell sind. Genaue Angaben zu Vermögen und Verbindlichkeiten, die während der Inventur aufgezeichnet werden, sind für die Bilanzierung, somit für die Erstellung der Jahresabschlüsse und der Bilanz notwendig. Folglich stellt die Inventur einen wesentlichen Bestandteil des betrieblichen Managements dar.
Welche Unternehmen sind verpflichtet, eine Inventur vorzunehmen?
Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, dass für bilanzierungspflichtige Unternehmen eine Inventur vorgeschrieben ist. Das bedeutet, dass Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG, Personengesellschaften der Rechtsform OHG, GmbH & Co. KG sowie KG und e.K. zur Inventur verpflichtet sind. Für Freiberufler, Kleingewerbetreibende oder Unternehmen mit der Rechtsform GbR mit einem maximalen Jahresgewinn von 60.000 Euro oder einem maximalen Jahresumsatz von 600.000 Euro besteht hingegen kein Zwang zur regelmäßigen Bestandserfassung.
Wie häufig muss eine Inventur in Deutschland durchgeführt werden?
Die jährliche Inventur ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und hat zum Ziel die aktuellen Bestände, darunter Vermögen und Schulden des Unternehmens, zu erfassen. Gemäß § 240 HGB müssen diese Ergebnisse in der Regel spätestens bis zum Ende des Geschäftsjahres festgestellt werden. Jedoch kann es auch Ausnahmeregelungen geben, die je nach Unternehmensgröße und -form variieren können.
Welche unterschiedlichen Inventurarten gibt es?
Zu den häufigsten Arten zählen die Stichtagsinventur, die permanente Inventur, die Stichprobeninventur und die zeitverschobene Inventur.
Bei der Stichtagsinventur wird der Bestand zu einem festgelegten Stichtag erfasst. Dieser Stichtag kann das Ende des Geschäftsjahres oder ein anderer relevanter Zeitpunkt sein. Im Gegensatz dazu erfolgt eine permanente Inventur oder Vollinventur kontinuierlich über das gesamte Geschäftsjahr und Lagerbestände werden hierbei regelmäßig aktualisiert.
Eine Stichprobeninventur kommt bei Großbetrieben zum Einsatz. Hierbei werden hochwertige Lagerbestände erfasst, andere Waren werden mit repräsentativen Stichproben überprüft. Mittels einer Hochrechnung werden die Ergebnisse ermittelt. Diese Methode ist zeitsparend, kann aber vom tatsächlichen Lagerbestand abweichen.
Wird die Inventarverwaltung zeitversetzt durchgeführt, spricht man auch von einer verlegten Inventur. Diese kann bis zu drei Monate vor dem Stichtag oder bis zu 2 Monate danach erfolgen. Hier werden Bestände rück- oder vorgerechnet.
Was passiert bei einer Inventarverwaltung?
Bei der Inventur müssen alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten erfasst werden, um eine genaue Bestandsaufnahme zu ermöglichen. Die während der Inventur erfassten Werte werden in der Inventarverwaltung erfasst und dort entsprechend dokumentiert.
Die Inventur wird in die Teilbereiche körperliche Inventur, Buchinventur und Anlageninventur unterteilt. Bei der körperlichen Inventur werden Lagerbestände wie Waren, Rohstoffe oder fertige Produkte im Lager durch Zählen, Wiegen oder Messen genau erfasst. In Produktionsunternehmen fließt Fertigungsinventar, zum Beispiel Zwischenprodukte, Halbfabrikate und andere im Herstellungsprozess benötigte Materialien in die Zählung mit ein.
Zur Buchinventur zählen Forderungen, wie beispielsweise ausstehende Zahlungen und Verbindlichkeiten. Ebenfalls werden finanzielle Mittel wie Bankguthaben und weitere liquide Mittel erfasst. Außerdem müssen immaterielle Güter wie Patente und Lizenzen beachtet werden.
Die Anlageninventur erfasst die Betriebs- und Geschäftsausstattung wie Maschinen, Fahrzeuge und andere betriebliche Ausstattungen. Zustand und Wert der Geräte und Möbel werden genau dokumentiert.
Welche Vorteile bietet eine Inventur-Software?
Da bei der Inventarverwaltung eine Vielzahl an Faktoren beachtet werden muss, bietet eine Inventur-Software verschiedene Vorteile und nützliche Funktionen, die Unternehmen helfen, den gesamten Inventurprozess zu optimieren und die Effizienz in der Bestandsverwaltung zu steigern.
Inventur-Software ermöglicht eine hohe Zeitersparnis, da beispielsweise Daten automatisiert über Barcodes und RFIDs erfasst werden. Statt Excel-Tabellen und dem manuellen Erfassen von Inventardifferenzen, erhöht die automatische Datenerfassung Effizienz und Genauigkeit. Inventur-Software ermöglicht es, Daten an verschiedenen Standorten flexibel zu erfassen und im System zu aktualisieren. Berichte und Analysen erleichtern zudem die Überwachung und Bewertung von Bestandsdaten.
Gute Software für Inventuren verfügt heutzutage über verschiedene Schnittstellen, die eine Integration mit anderen Systemen erleichtern. So können ERP-Systeme und andere Unternehmensbereiche reibungslos Daten austauschen und mit einheitlichen Stammdaten arbeiten. In diesem Zuge lassen sich auch verschiedene Rollen und Rechte festlegen, Zugriffe einschränken, unbefugte Zugriffe vermeiden und somit die Datensicherheit verbessern sowie Prozesse weiter optimieren.
Mit GDI Software Inventurdifferenzen reduzieren & rechtliche Pflichten erfüllen
Einheitliche Stammdaten entscheiden über Erfolg oder Misserfolg einer erfolgreichen Inventarisierung. Mit Hilfe der Inventur-Software von GDI lassen sich mühselige Inventur-Prozesse zuverlässig optimieren und vereinfachen.
Wie man in der Praxis erfolgreich mit der Inventur-Software von GDI arbeiten kann, das zeigt sich am Beispiel der Gusto AG. Als Großhändler hat sich die Gusto AG bereits vor Jahren von Excellisten verabschiedet und auf eine Inventur mit sogenannten MDE-Geräten umgestellt. Ein MDE-Gerät ist ein tragbares Erfassungsgerät für die mobile Datenerfassung (MDE), das Etiketten scannt. Lageristen lesen diese Barcodes mobil ein. Im Anschluss erfasst ein Prüflauf die Differenz zwischen Datenbestand und physischen Bestand automatisch. Korrekturbuchungen sind schnell erledigt und Zähllisten können einfach nachverfolgt werden.
Praktische Funktionen der Inventur-Software beinhalten unter anderem auch Schnittstellen zu anderen Produkten wie die GDI Finanzbuchhaltung und die GDI Kostenrechnung sowie zu externer Software und Internet-Shops.
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FAQs Inventur-Software
Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?
Während sich die Inventur auf den gesamten Prozess der Erfassung von physischen und immateriellen Vermögenswerten zu einem bestimmten Zeitpunkt bezieht, versteht man unter dem Inventar das Ergebnis dieses Prozesses. Das Inventar umfasst somit alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
Was ist die Anlageninventur?
Unter Anlageninventur fallen Immobilien und bewegliche Anlagen wie Fahrzeuge, Maschinen und Computer. Die Anlageninventur muss gesetzlich mindestens einmal pro Jahr erfolgen. Abhängig von der Größe des Unternehmens gelten unterschiedliche Anforderungen. Besonders aus Gründen der Übersichtlichkeit bei einer Anlageninventur empfiehlt sich eine Inventarsoftware.
Ist es gesetzlich vorgeschrieben wie eine Inventur durchgeführt wird?
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie die Vermögensgegenstände im Inventar anzuordnen sind. In der Regel zählt man zuerst die Vermögensgegenstände nach aufsteigender Liquidität auf und dann die Schulden mit zunehmender Laufzeit. Eine Inventarisierungssoftware unterstützt diese Prozesse.
Wie lassen sich Inventurdifferenzen vermeiden?
Zu diesen Differenzen zählen beispielsweise Warenschwund, fehlerhafte Buchungen und falsche Zuordnungen. Es empfiehlt sich, den Soll-Ist-Zustand sowie die Preise genau zu überprüfen. Die Verwendung einer Inventur-Software hilft, manuelle Fehler als auch Inventurdifferenzen auszuschließen. Mit einem Inventurprogramm können Wareneingänge und -ausgänge präzise aufgezeichnet und verfolgt, sowie zeitnah verbucht und in Echtzeit aktualisiert werden.