Erfolgreiche ERP-Systeme im Mittelstand – Die Kunst der richtigen Auswahl.
Die ERP-Auswahl hat weitreichende Auswirkungen auf die Effizienz mit der Prozesse in Unternehmen ablaufen. Dabei ist es gerade im Mittelstand aufgrund der Vielfältigkeit der Unternehmen eine besondere Herausforderung, die passende ERP-Software auszuwählen. Die Vielfalt reicht von Produkten bis zur Unternehmensstruktur. Daraus ergeben sich zum Teil sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe, was wiederum die Entscheidung für ein passendes ERP-System erschwert.
ERP im Mittelstand: Vorbereitung vor der Entscheidung
Welche Strategie verfolgt das Unternehmen für die nächsten Jahre? Wie funktionieren die aktuellen bzw. die gewünschten Workflows und Systeme? Also wie sehen die konkreten Anwendungsfälle aus? Sprich: Wer sind die Akteure, was sind deren Ziele und in welchen Beziehungen stehen Sie zueinander?
Am Anfang steht eine gründliche Analyse der eigenen Geschäftsprozesse. Unternehmen sollten ihre Abläufe im Detail verstehen, um Schwachstellen zu identifizieren und Potenziale zu erkennen. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Nutzung der Software, sondern fördert auch die Optimierung der internen Geschäftsprozesse.
Die Identifikation genereller und spezieller Anforderungen an das ERP-System ist ein weiterer kritischer Schritt. Es gilt, nicht nur branchenübliche Standards zu berücksichtigen, sondern auch individuelle Bedürfnisse und besondere Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren. Dies beinhaltet die Berücksichtigung aktueller und zukünftiger Unternehmensziele sowie die Einbeziehung aller relevanten Abteilungen, um eine ganzheitliche Sicht auf die Anforderungen zu gewährleisten.
Die Definition eigener Anwendungsfälle spielt eine Schlüsselrolle für den Einsatz einer passgenauen Lösung. Hierbei geht es darum, konkrete Szenarien zu entwickeln, wie die ERP-Software im täglichen Geschäftsumfeld eingesetzt wird. Dies ermöglicht nicht nur eine gezielte Auswahl der benötigten Funktionen, sondern trägt auch dazu bei, potenzielle Engpässe oder Ineffizienzen im Vorfeld zu erkennen und zu vermeiden. Die präzise Definition von Anwendungsfällen bildet somit die Grundlage für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung, die den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. So kann sichergestellt werden, dass das gewählte ERP-System nicht nur den aktuellen Bedürfnissen entspricht, sondern auch zukünftige Entwicklungen und das Wachstum des Unternehmens unterstützt.
Flexibel auf künftige Anforderungen reagieren
Im idealen Fall sollte die ERP-Software nahtlos an die spezifischen Anwender-Prozesse und -Gegebenheiten anpassbar sein. Dies bedeutet, dass die ERP-Lösung flexibel genug sein sollte, um sich den individuellen Funktionen, Abläufen und Strukturen des Unternehmens anzupassen, anstatt umgekehrt.
Risiken entstehen, wenn die Prozesswege erst im Nachhinein konkret definiert werden. Nachträgliche Anpassungen können zu Schwierigkeiten führen, da die ursprünglich geplanten Abläufe möglicherweise nicht mehr optimal sind. Es besteht die Gefahr von Ineffizienzen und unklaren Prozessabläufen. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, dass die Anwender bereits in der Vorbereitungsphase ihre Prozesse genau durchdenken und definieren, um die Risiken späterer Nachbesserungen zu minimieren.
Eine anpassbare Standardlösung mit Customizing-Möglichkeit bietet dabei die besten Chancen auf eine erfolgreiche Anpassung. Sie erlaubt es, die ERP-Software an die individuellen Bedürfnisse anzupassen, ohne dabei auf die Vorteile einer bewährten Standardlösung zu verzichten. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre ERP-Software gezielt zu optimieren. Somit kombiniert eine anpassbare Standardlösung das Beste aus beiden Welten, indem sie eine solide Grundstruktur mit der notwendigen Flexibilität für individuelle Anpassungen vereint. Dies trägt dazu bei, die ERP-Lösung optimal an sich auch künftig verändernde Anforderungen des Unternehmens anzupassen und dabei effiziente, maßgeschneiderte Prozesse zu gewährleisten.
Häufig werden ERP-Softwares, welche in der Cloud statt auf den lokalen Servern gehostet werden, als gute Lösung für kleinere und mittlere Unternehmen propagiert. Die Wahl zwischen einer Cloud- oder On-Premises-Lösung hängt jedoch immer von den individuellen Anforderungen und Ausgangssituationen ab.
Standard, individuell, oder doch besser beides?
Ein ERP-System ist eine langfristige Investition, die sich mittelfristig selbst tragen und langfristig amortisieren sollte. Daher ist es entscheidend, die potenzielle Lösung auf Investitionssicherheit und Zukunftsfähigkeit zu prüfen. Eine „von der Stange“-Standardlösung ist in der Anschaffung und Pflege zum Teil günstiger. Dennoch sollte das Kosten-Nutzen-Verhältnis genau betrachtet werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Standard-, Individual- oder Mischlösung handelt. Eine nutzenzentrierte Wertanalyse vor der Kaufentscheidung bietet Einblicke in Ressourcen und Potenziale, was zu mehr Planungs- und Investitionssicherheit führt.
Obwohl sowohl Individual- als auch Standard-ERP-Lösungen eine sorgfältige Vorbereitung erfordern, ist die Vorarbeit zur Individualprogrammierung in der Regel aufwändiger. Gut ausgearbeitete Individuallösungen sind passgenau, aber eine Kombination aus flexibler Standardlösung und Möglichkeit zur Individualprogrammierung vereint die Vorteile beider Welten.
Viele Unternehmen setzen zunächst auf Standardsoftware, um später über Customizing Anpassungen vorzunehmen. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn leistungsfähige ERP-Systeme bereits mit Standardfunktionen individuelle Prozesse abbilden können. Eine moderne ERP-Software wie GDI Business-Line ist flexibel und unterstützt individuelle Workflows und Verfahrenswege.
Individuelle Besonderheiten ERP-Systemen im Mittelstand – der Schlüssel zum Erfolg
ERP-Systeme sind heute die zentrale Softwareplattform im Unternehmen. Sie spiegeln nahezu alle Unternehmensprozesse wider und steuern die Wertschöpfungskette. Bei der Auswahl einer ERP-Lösung ist die Integrationsfähigkeit von bereichsübergreifenden Prozessen und die Anbindungsfähigkeit weiterer Software entscheidend. Prozessdurchgängigkeit, Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit spielen eine ebenso wichtige Rolle.
Die individuellen Besonderheiten im unternehmenseigenen Prozess sind oft der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg mittelständischer Unternehmen. Fehler in der ERP-Einführung erfordern Nachbesserungen, die sich auf die eigenen Prozesse konzentrieren sollten. Hier ist die Beratung eines Systemhauses hilfreich, das Potenziale erkennt und mithilfe passender Lösungen, gerne auch auf Standards basierend, abbildet.
In der sich schnell wandelnden Welt des Mittelstands ist die Wahl der richtigen ERP-Software entscheidend für den langfristigen Erfolg. Eine flexible Standardlösung, die sich an individuelle Anforderungen anpassen lässt, scheint dabei die beste Wahl zu sein. Die Kunst liegt darin, die Balance zwischen Standardisierung und Individualität zu finden, um die Zukunftssicherheit des Unternehmens zu wahren. GDI bietet Ihnen eine flexible, erweiterbare sowie benutzerfreundliche ERP-Software kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Software ist schnell implementiert und kann sowohl über die Cloud als auch lokal gehostet werden. Gerne informieren wir Sie näher über unser vielfältiges Angebot.