ERP-Auswahl: Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Was ist besser – Cloud-ERP oder On-Premises-Lösung?

ERP-Software als Cloud-Lösung wird zunehmend als gute Lösung für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) propagiert. Modular, kostengünstig und überall abrufbar sollen die Systeme sein. Unternehmen riskieren bei der ERP-Auswahl hohe Investitionsbeträge, deshalb sollten vor der Einführung oder Ausschreibung die wichtigsten Anforderungen geklärt sein.

Ein entscheidender Faktor bei jedem ERP-Auswahl-Prozess ist die Art der Bereitstellung. Ist eine cloudbasierte Software zur Steuerung von Unternehmensprozessen gerade im Mittelstand die beste Lösung? Wir versuchen hier die Vor- und Nachteile aufzuzeigen.

Was ist eine ERP-Software?

Eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Software dient dazu, die unterschiedlichen Bereiche eines Unternehmens miteinander zu vernetzen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Für mittelständische Unternehmen bietet die Implementierung einer ERP-Software eine Reihe von Vorteilen:

Verbesserte Effizienz: ERP-Systeme bieten eine einheitliche Plattform für alle Unternehmensbereiche und ermöglichen es, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies kann Kosten reduzieren.
Verbesserte Entscheidungsfindung: ERP-Systeme bieten einen umfassenden Überblick über alle Unternehmensbereiche und ermöglichen es, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren und auszuwerten. Dies kann die Entscheidungsfindung verbessern und das Risiko von Fehlentscheidungen reduzieren.
Verbesserte Zusammenarbeit: Durch die Nutzung einer gemeinsamen Plattform für die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen kann die Kommunikation, Prozesse und der Informationsaustausch erleichtert werden.
Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit: ERP-Systeme können problemlos an die sich verändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden und mit dem Unternehmen mit flexiblen Kosten mitwachsen.

Was ist der Unterschied zwischen einer ERP- und einer Warenwirtschafts-Software?

Eine Warenwirtschafts-Software (auch als Lagerverwaltungs- oder Inventarsoftware bezeichnet) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, den Warenbestand eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Sie hilft bei der Verwaltung von Lagerbeständen, dem Einkauf von Waren und Materialien sowie der Verwaltung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Ein ERP ist eine umfassende Softwarelösung, die verschiedene Geschäftsprozesse eines Unternehmens integriert und abbildet. ERP-Systeme bieten in der Regel umfassende Funktionalitäten für Finanzbuchhaltung, Kundenbeziehungsmanagement, Personalwesen, Projektmanagement und Lieferketten Management.
Der wesentliche Unterschied zwischen einer Warenwirtschafts-Software und einer ERP-Lösung besteht darin, dass eine Warenwirtschafts-Software lediglich auf die Verwaltung von Lagerbeständen und Materialien fokussiert ist, während eine ERP-Lösung-umfassendere Funktionen bietet. Allerdings gibt es auch ERP, die speziell für die Bedürfnisse von Lager- und Logistikunternehmen entwickelt wurden und somit ähnliche Funktionalitäten wie eine Warenwirtschafts-Software bieten.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software?

Zu den Geschäftsprozessen eines Unternehmens, die in einem ERP-System abgebildet werden gehören in der Regel Funktionalitäten für Materialwirtschaft, Auftragsverarbeitung und Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
Die Auftragsverarbeitung ist ein wichtiger Bestandteil eines ERP-Systems und dient dazu, den gesamten Prozess von der Auftragsannahme bis zur Lieferung abzubilden. Dazu gehören Funktionen wie die Verwaltung von Kundenaufträgen, die Planung von Produktion und Lagerbeständen, die Verwaltung von Lieferterminen und die Überwachung von Lieferketten.

Das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) ist ein weiterer Bestandteil eines ERP-Systems und dient dazu, die Beziehungen zu Kunden zu verwalten und zu optimieren. Dazu gehören Funktionen wie die Verwaltung von Kundendaten, die Verwaltung von Kundenanfragen und -beschwerden, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und -kontakten sowie die Verwaltung von Marketingaktivitäten.

Wie gestaltet sich ein ERP-System als SaaS-Lösung?

Ein ERP als Software as a Service (SaaS)-Lösung (auch als Cloudlösung bezeichnet) bedeutet, dass die Software nicht lokal installiert wird, sondern über das Internet genutzt wird. Die Software wird von einem ERP-Anbieter bereitgestellt und kann von jedem Ort aus über einen Browser aufgerufen werden. Die Kosten für eine SaaS-Lösung setzen sich in der Regel aus monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren zusammen. Ein ERP als SaaS-Lösung kann jedoch auch einige Nachteile haben:

Abhängigkeit von Internetverbindungen: Ein ERP-System als SaaS-Lösung kann nur dann genutzt werden, wenn eine stabile Internetverbindung vorhanden ist.
Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: In der Regel sind die Anpassungsmöglichkeiten eines ERP-Systems als SaaS-Lösung eingeschränkter als bei einer On-Premises-Lösung, da das Unternehmen nicht die volle Kontrolle über das System hat und Anpassungen in der Regel über den Anbieter vorgenommen werden müssen.
Kosten: Ein ERP-System als SaaS-Lösung kann auf lange Sicht laufend wegen der laufend anfallenden Abonnementgebühren teurer sein als eine On-Premises-Lösung.
Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten: In der Regel sind die Integrationsmöglichkeiten eines ERP-Systems als SaaS-Lösung eingeschränkter als bei einer On-Premises-Lösung, da hier oft nur kaum oder nicht anpassbare Standardmodule angeboten werden.

Welche Möglichkeiten bietet eine ERP-Lösung, die in einer Private-Cloud gehostet wird?

Eine On-Premises- ERP-Lösung, die in einer Private-Cloud gehostet wird, kann tatsächlich das Beste aus beiden Welten bieten, indem sie einige der Vorteile einer On-Premises-Lösung mit den Vorteilen einer Cloudlösung kombiniert.
Eine Private-Cloud ist eine Cloud-Computing-Lösung, bei der Unternehmen keine eigene IT-Infrastruktur vorhalten müssen, da diese von einem Dienstleister bereitgestellt wird. Das ERP-System selbst spielt aber weiterhin seine Vorteile wie zum Beispiel die Skalierbarkeit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus.

Eine On-Premises-ERP-Lösung, die in einer Private-Cloud gehostet wird, kann daher die volle Kontrolle und Flexibilität einer On-Premises-Lösung bieten, aber gleichzeitig die Vorteile der Cloud nutzen, wie beispielsweise die Vereinfachung der Verwaltung von IT-Ressourcen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine On-Premises-ERP-Lösung, die in einer Private-Cloud gehostet wird, auch einige Nachteile haben kann, insbesondere im Hinblick auf die Kostenstruktur, da hier interne Ressourcen durch externe ersetzt werden. Für Unternehmen, bietet sich aber auch die Möglichkeit durch Einbindung öffentlicher Clouddienste eine sogenannte Hybrid-Cloud-Lösung. Dies kann aus Gründen der Effizienz für manche Unternehmen Vorteile bieten.

Was ist nun die beste Lösung bei der ERP-Auswahl?

Welche Lösung die beste ist, hängt von der individuellen Situation des Unternehmens und den jeweiligen Anforderungen und Möglichkeiten ab. Insgesamt kann eine On-Premises-ERP-Lösung, die in einer Private-Cloud gehostet wird, das Beste aus beiden Welten bieten, nämlich die Vorteile einer On-Premises-Lösung: