Die digitale Transformation meistern mit Unterstützung durch ein WWS.
Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschafts-System für KMU?
- Digitalisierung
- Papierloses Büro
- Optimierung von Business-Prozessen
- Kostenersparnis
- Time-to-market
- Effiziente Buchhaltung
- Zeiterfassung
- E-Commerce
- Erweiterungsmöglichkeiten
- Investitionssicherheit
Die Digitalisierung bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zahlreiche Vorteile. Ein wichtiger Baustein dabei ist ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) mit erweitertem Funktionsumfang, auch bekannt als Enterprise Resource Planning (ERP) Software. Ein solches Warenwirtschaftssystem stellt vor allem für kleine und mittlere Unternehmen eine große Chance bereit, die Effizienz zu steigern. In diesem Artikel werden die genauen Vorzüge eines solchen Warenwirtschaftssystems für Business-Prozesse speziell für kleine Unternehmen und den Mittelstand aufgezeigt.
Vorteil 1: Digitalisierung durch elektronische Rechnungen
Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht KMU eine weitreichende Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Ein Beispiel dafür ist die E-Rechnung. Statt Papierdokumente zu versenden, können Rechnungen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Das spart nicht nur Kosten für Druck und Porto, sondern beschleunigt auch den Zahlungsprozess.
Vorteil 2: Papierloses Büro und Informationsflüsse
Mit einem Warenwirtschaftssystem können kleine und mittlere Unternehmen den Weg in Richtung eines papierlosen Büros einschlagen. Alle relevanten Informationen werden digital erfasst und gespeichert. Dadurch entfällt der zeitaufwendige Umgang mit Papierdokumenten und es entsteht ein effizienterer Informationsfluss, der zu jeder Zeit aktuelle Daten zur Verfügung stellt. Mitarbeiter können daher zu jedem Zeitpunkt auf die benötigten Daten zugreifen und somit schneller und flexibler arbeiten.
Vorteil 3: Optimierung von Business-Prozessen, Abläufen und Organisation
Ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei, Ihre Prozesse, Abläufe und Organisationsstrukturen zu steuern und gleichzeitig zu optimieren. Mit der Software können Aufgaben automatisiert und standardisiert werden. Das führt zu einer einheitlichen Vorgehensweise und minimiert Fehler. Durch die bessere Übersichtlichkeit und Planbarkeit lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und beseitigen. Das wiederum verbessert die Effizienz und Produktivität des gesamten Unternehmens.
Vorteil 4: Kostenersparnis
Kosten sind ein wichtiger Faktor für KMU. Ein Warenwirtschaftssystem kann hierbei helfen, Ausgaben zu reduzieren. Durch die Digitalisierung entfallen Kosten für Papier, Druck und Porto. Zudem ermöglicht die Automatisierung von Prozessen eine effizientere Nutzung der Ressourcen. Das bedeutet eine Optimierung der Lagerbestände und eine bessere Planung von Einkauf und Produktion. Damit einhergehende Kosteneinsparungen erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Vorteil 5: Schnelle Reaktion auf Kundenerwartungen
Die heutige Geschäftswelt ist von hoher Dynamik geprägt. Kunden erwarten eine schnelle Reaktion auf Anfragen und Aufträge. Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt KMU dabei, diesen Kundenansprüchen gerecht zu werden, indem es CRM-Funktionen bereitstellt. Dies kann beispielsweise eine Ticket-Verwaltung oder ein Terminplaner sein. Mit einem Warenwirtschaftssystem lässt sich die time-to-market, also die Zeit vom Auftragseingang bis zur Auslieferung, durch die Automatisierung und Optimierung der Auftragsabwicklung deutlich verkürzen. Dadurch lassen sich Kundenwünsche schneller realisieren, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und möglicherweise zu einer Steigerung der Umsätze führt.
GDI Business-Line
Vorteil 6: Effiziente Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Lohnabrechnung
Ein Warenwirtschaftssystem bietet KMU eine Vielzahl an Funktionen, um die Auftragsabwicklung zu vereinfachen. Angebote können schnell erstellt, Aufträge bestätigt und Lieferscheine erfasst werden. Auch die Rechnungsstellung erfolgt automatisch auf Grundlage der erfassten Daten. Dadurch werden Fehler minimiert und der Zeitaufwand deutlich reduziert. Zudem ist es möglich, das System, im Sinne einer besseren Kontrolle, um Funktionalitäten der Buchhaltung und Lohnabrechnung zu erweitern. Mit wenigen Klicks lassen sich so Finanzdaten erfassen, überblicken und analysieren.
Vorteil 7: Zeiterfassung
Erweitern Sie Ihre Warenwirtschaft zu einem vollwertigen ERP-System mit effizientem Personalmanagement, um die Produktivität und die Kosten im Blick zu behalten. Das erlaubt beispielsweise die Auswertung von Umsätzen im Zusammenhang mit den Arbeitszeiten. Die digitale Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht daher nicht nur eine saubere Lohnabrechnung, sondern liefert auch wichtige Daten für die Effizienzsteigerung im Unternehmen. Für diese Art von Datenanalyse bieten moderne Systeme interaktive Dashboard-Tools. Mit diesen werden alle erforderlichen Kennzahlen grafisch aufbereitet und übersichtlich dargestellt.
Vorteil 8: WWS mit E-Commerce-Schnittstelle
Moderne Warenwirtschaftssysteme stellen kleinen Unternehmen und dem Mittelstand ebenfalls Schnittstellen-Lösungen für den Onlineshop bereit: Durch eine nahtlose Anbindung des ERP-Systems an den Onlineshop werden Prozesse schlanker gestaltet und die Datensicherheit verbessert. Vereinfachte Prozesse sind zudem weniger anfällig für Fehler und bieten Mitarbeitern eine bessere Übersicht.
Vorteil 9: Flexible Nutzung und Erweiterungsmöglichkeiten
Höchste Flexibilität hat auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine große Bedeutung. Moderne Warenwirtschaftssysteme unterstützen die Unternehmensführung in kleinen Unternehmen und dem Mittelstand durch flexibel erweiterbare Optionen und Schnittstellen. Des Weiteren besteht hier auch die Möglichkeit, ein Warenwirtschaftssystem nach individuellen Anforderungen zu kaufen oder zu mieten. Weitere Flexibilität im Alltag bieten WWS durch die Möglichkeit, mobile Lösungen einzubinden und auch unterwegs bei Bedarf auf das Warenwirtschaftssystem zuzugreifen.
Vorteil 10: Skalierbarkeit und Investitionssicherheit
Ein weiterer Vorteil eines Warenwirtschaftssystems für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) besteht darin, dass es mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Das bedeutet, dass das System je nach Bedarf erweitert und angepasst werden kann. Wenn das Unternehmen wächst und neue Anforderungen entstehen, kann das Warenwirtschaftssystem um zusätzliche Funktionen und Module erweitert werden. So sind Sie nicht gezwungen ist, eine neue Softwarelösung zu suchen und sich erneut in ein neues System einzuarbeiten. Die Anpassungsfähigkeit des Warenwirtschaftssystems trägt somit zur langfristigen Investitionssicherheit bei, auch wenn sich die Anforderungen ändern.
Fazit: WWS zur Unterstützung der digitalen Transformation bei KMU
Ein Warenwirtschaftssystem bietet kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche Vorteile in mehreren Unternehmensbereichen. Die Digitalisierung von Prozessen, der Einsatz von E-Rechnungen und ein papierloses Büro führen zu einer Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Durch die Prozessoptimierung in der Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Lohnabrechnung können KMU schneller und effizienter arbeiten. Zusätzlich kann eine genaue digitale Zeiterfassung zur Produktivitätssteigerung beitragen. Flexible Nutzungsmöglichkeiten passen sich den Bedürfnissen und Anforderungen der KMU an. Diese Vorteile sind gerade in einer wettbewerbsintensiven Geschäftswelt von großer Bedeutung und sollten von kleineren Unternehmen und dem Mittelstand genutzt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Warenwirtschaftssystem Auswahl: Wie finde ich das passende System?
Häufige Fragen zu Warenwirtschaftssystemen
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi oder WWS) ist ein Software-System, das sich auf die Warenbewegungen im Unternehmen konzentriert und zur Erfassung und Verarbeitung von Warenbestandsdaten sowie dazugehörigen Bewegungsdaten dient.
Hierbei wird der gesamte Materialfluss im Unternehmen erfasst, angefangen bei der Bedarfsermittlung, über den Einkauf inklusive Disposition und Bestellwesen, weiter mit der Lagerwirtschaft, der Warenannahme und -kontrolle bis hin zum Warenabsatz mit Auftragsbearbeitung, Kommissionierung und Versandabwicklung.
Ziel ist es, auf Basis der erfassten Daten stets aktuelle Informationen zu erhalten, die eine Steuerung des Warenflusses, eine korrekte Rechnungslegung und schließlich ein entsprechendes Reporting zur kurz- und langfristigen Entscheidungsfindung ermöglichen.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen werden unterschieden?
Standardsoftware ist hierbei branchenübergreifend einsetzbar. Branchenlösungen enthalten branchenspezifische Funktionen und Individualsoftware wird speziell für ein Unternehmen und auf dessen spezielle Anforderungen zugeschnitten.
GDI Software liefert sowohl Standardlösungen als auch branchenspezifische Erweiterungen und darüber hinaus die Möglichkeit, durch unsere Fachhandelspartner vor Ort individuelle Anpassungen vorzunehmen.
Wer benötigt eine Software für Warenwirtschaft?
Tatsächlich bieten Warenwirtschaftssysteme weitreichende Funktionen wie z.B. das Auftrags- oder das Kundenmanagement, wodurch der Einsatz auch für Unternehmen im Dienstleistungssektor wie das Handwerk mehr als sinnvoll ist. Mit Software-Erweiterungen zur Produktionsplanung und -steuerung werden Warenwirtschaftssysteme auch im produzierenden Gewerbe eingesetzt.
Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaft Software?
Warenwirtschaftssysteme sichern die langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Sie sind wichtige Werkzeuge bei der Prozessoptimierung. Alle Abläufe vom Wareneingang bis zur Rechnungsstellung basieren auf einheitlichen Daten. Das spart Zeit und Aufwand. Gleichzeitig werden dadurch Fehler vermieden. Darüber hinaus können auch viele Abläufe mittels einer WaWi automatisiert werden und somit Kosten reduziert und Arbeitsgeschwindigkeit erhöht werden. Das gefällt auch den Kunden. Was kostet ein Warenwirtschaftsprogramm?
Des Weiteren liefert die zentrale Informations- und Datenhaltung transparenten Einblick in alle Vorgänge. Durch entsprechendes Reporting und aufbereitete Leistungskennziffern erhält die Führungsebene eine wichtige Grundlage für solide unternehmerische Entscheidungen.