Die elektronische Rechnungsabwicklung bietet echte Vorteile bei schneller Amortisation.
Durch die Digitalisierung von Prozessen sollen Ressourcen optimal eingesetzt und die Leistungsfähigkeit von Organisationen gesteigert werden. Dabei muss Digitalisierung wie jede andere Investition auch auf Dauer einen konkreten Mehrwert erzielen. Dieser liegt beispielsweise in Kostensenkung, Umsatz-/Gewinnsteigerung und/oder schnellerer Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen. Ausgangspunkt für eine digitale Transformation in mittelständischen Betrieben ist das digitalisierte Büro bzw. die automatisierte Buchhaltung. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Ausnutzung von Wertschöpfungspotenzialen nehmen vermehrt dort ihren Anfang.
Der überwiegende Teil der schriftlichen Kommunikation erfolgt mittlerweile auf elektronischem Weg. Dies gilt für den privaten Bereich, wo Briefe nur noch zu besonderen Anlässen in Papierform per Post versendet werden. Und genauso wird die geschäftliche Kommunikation, immer wenn es möglich ist, per E-Mail vorgenommen. Die elektronische Rechnungsabwicklung bietet hierbei hohe Einsparpotenziale.
In Deutschland werden Schätzungen der Bundesregierung zufolge jährlich rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht, einer Analyse aus dem Jahr 2016 zufolge noch zu über 90 Prozent in Papierform. Denn wenn auch vielerorts E-Invoicing im Einsatz ist, werden dennoch sehr häufig elektronisch vorhandene Rechnungen wieder als Beleg ausgedruckt. Damit ist der End-to-Emd Prozess unterbrochen.
Unnötige Kosten durch eben diese Medienbrüche, manuelle und fehleranfällige Informationsübertragung, langwierige Abstimmungsprozesse und störanfällige Workflows lassen sich durch elektronische Rechnungsabwicklung deutlich reduzieren. Die elektronische Rechnung ist daher immer öfter der Einstieg in die Digitalisierung der Finanzprozesse. Treiber dafür sind sowohl die technische Entwicklung als auch die neue Rechtslage durch die nationale Umsetzung europäischer Richtlinien. Die Datenformat-Standards sind inzwischen verlässlich und stellen für die Einführung keine Hürde mehr dar, ebenso wie auch die technischen Voraussetzungen. Die Umsetzung macht sich innerhalb kürzester Zeit bezahlt.
Unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Volumen an Ausgangsrechnungen – die elektronische Rechnungsabwicklung bietet für jedes Unternehmen Vorteile:
- Die Rechnungszustellung ist sicher und nachvollziehbar.
- Durch Unterstützung bei der Rechnungserfassung werden Fehler minimiert
- Arbeitszeiten werden deutlich verringert
- Die Bezahlung der Rechnung wird deutlich beschleunigt.
- Das Cash-Flow-Management verbessert sich erheblich
Rechnungsformate und Standards
Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, werden Sie immer häufiger mit Begriffen wie E-Rechnung (auf Englisch: E-Invoicing oder E-Invoice), digitale Rechnung, XRechnung, EDI oder ZUGFeRD konfrontiert. Dabei ist mit elektronischen Rechnungen i.d.R. mehr gemeint als das einfache PDF, das Sie – „irgendwie digital“ – an Ihre E-Mail anhängen oder empfangen. E-Rechnung bezeichnet als Oberbegriff zwar ganz allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, aber von diesen Formaten gibt es inzwischen gleich mehrere.
Standards für Elektronische Rechnungen gibt es bereits seit etwa zwanzig Jahren. So ist UN/EDIFACT ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Darauf basieren auch diverse Branchenstandards.
Was unter einer elektronischen Rechnung verstanden wird, ist in der EU-Richtlinie 2014/55/EU genau festgelegt. Aus dieser Richtline ging auch die EU-Norm 16931 hervor, die die Vorgaben für das Format XRechnung liefert.
Ein einfaches PDF, das keine strukturierten Daten enthält, reine Bilddateien oder die eingescannte Papierrechnung sind nach dieser Richtlinie keine elektronischen Rechnungen, da diese keinen durchgehend elektronischen Prozess ohne manuellen Eingriff und ohne Medienbrüche ermöglichen.
Danach erlaubt sind aber sogenannte „hybride Formate“, wenn bestimmte Teile der Rechnung der Richtlinie entsprechen. Rechtlich zulässig sind grundsätzlich Rechnungsformate, die nur aus strukturierten Daten bestehen, sowie Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei bestehen.
Grundsätzlich lässt sich also unterscheiden zwischen folgenden Formaten:
– strukturierte Datenformate, z.B. EDIFACT, XML, XRechnung,
– hybride Daten: strukturiertes Format + Bilddatei, z.B. ZUGFeRD,
– unstrukturierte Datenformate, z. B. einfaches PDF (keine digitale Abwicklung möglich).
Über die Datenstandards hinaus sind auch die Standards zur Übertragung der Daten zu beachten. Im Falle des elektronischen Rechnungsversands können die Transportstandards größtenteils frei gewählt werden. So ist es möglich, eine elektronische Rechnung über eine Vielzahl von Transportstandards zu versenden: per E-Mail, De-Mail, als Download in einem Webportal oder als Übertragung mit Hilfe eines Tunneling-Verfahrens an den Webserver des Empfängers.
Lieferanten der öffentlichen Hand
Für Lieferanten von Behörden des Bundes wird die Umstellung auf den Versand von strukturierten Rechnungsdaten ab 27. November 2020 zur Pflicht. Auch für Lieferanten von Landesbehörden stehen Stichtage zur Umstellung bevor. Als erstes Bundesland führt Bremen zeitgleich mit dem Bund die E-Rechnungspflicht für Lieferanten ein. Als nächste folgen dann laut derzeitigem Stand Baden-Württemberg und Brandburg.
Günstiger Einstieg, der sich bezahlt macht.
Mit der XRechnung wurde ein Standard geschaffen, der den einheitlichen Aufbau einer elektronischen Rechnung definiert und der es Auftragnehmern und -gebern ermöglicht, Rechnungsworkflows, unter Einsatz von einheitlichen Technologien, zu automatisieren.
Zwar wird die Nutzung des Standards zunächst nur für Lieferanten der öffentlichen Hand verpflichtend, es ist aber davon auszugehen, dass sich dadurch in Deutschland die E-Rechnung verbreiten und auch in anderen Sektoren Einzug finden wird – speziell im B2B-Bereich. Deshalb ist es durchaus sinnvoll, den Standard vollständig zu integrieren, sprich, Unternehmen sollten E-Rechnungen erstellen und versenden aber auch empfangen und verarbeiten können.
Die ZUGFeRD-Formate und die XRechnung stellen im Vergleich zur Einrichtung einer EDI-Schnittstelle einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die elektronische Rechnungsabwicklung dar. GDI Software als Hersteller von kaufmännischen Anwendungslösungen bietet seinen Kunden sowohl entsprechende Tools zum Generieren entsprechender Rechnungsdaten in seiner ERP-Software GDI Business-Line, als auch entsprechende Schnittstellen zum Einlesen von Rechnungsdaten in die FiBu Software von GDI.
Digitalisieren war noch nie so einfach. Zur Umsetzung einer elektronischen Rechnungsabwicklung auch in Ihrem Betrieb steht das bundesweite GDI Partner-Netz jederzeit zur Verfügung.
GDI Software – Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH
GDI Software entwickelt seit ihrer Gründung 1979 am Standort in Landau in der Pfalz kaufmännische Software für mittelständische Unternehmen. Mit seinen zertifizierten und vielfach ausgezeichneten Lösungen für Warenwirtschaft, CRM, Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn & Gehaltsabrechnung, Digitale Personalakte sowie Zutrittskontrolle und Zeiterfassung inklusive Mobile-Apps und Browseranwendungen zählt der Software-Hersteller zu den wenigen Komplett-Anbietern am Markt. Mehr als 18.000 Unternehmen bundesweit vertrauen auf diese Lösungen.
Durch die flexible Programm-Architektur der GDI Software und die Kooperation von 130 GDI Fachhandelspartnern erhält jede Branche und jedes Szenario eine perfekte Lösung. Basis hierfür ist das GDI Drei-Stufen-Modell: GDI-Standard-Lösungen + Branchen-Standards + individuelle Anpassungen.
So entstehen „maßgeschneiderte individuelle Standard-Software-Lösungen“ – made in Germany.
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