Die elektronische Rechnungsabwicklung bietet echte Vorteile bei schneller Amortisation.
Durch die Digitalisierung von Prozessen sollen Ressourcen optimal eingesetzt und die Leistungsfähigkeit von Organisationen gesteigert werden. Dabei muss Digitalisierung wie jede andere Investition auch auf Dauer einen konkreten Mehrwert erzielen. Dieser liegt beispielsweise in der Kostensenkung, Umsatz-/Gewinnsteigerung und/oder schnellerer Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen. Ausgangspunkt für eine digitale Transformation in mittelständischen Betrieben ist das digitalisierte Büro bzw. die automatisierte Buchhaltung. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Ausnutzung von Wertschöpfungspotenzialen nehmen vermehrt dort ihren Anfang.
Der überwiegende Teil der schriftlichen Kommunikation erfolgt mittlerweile auf elektronischem Weg. Dies gilt für den privaten Bereich, wo Briefe nur noch zu besonderen Anlässen in Papierform per Post versendet werden. Und genauso wird die geschäftliche Kommunikation, immer wenn es möglich ist, per E-Mail vorgenommen. Die elektronische Rechnungsabwicklung bietet hierbei hohe Einsparpotenziale. In Deutschland werden Schätzungen der Bundesregierung zufolge jährlich rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht, einer Analyse aus dem Jahr 2016 zufolge noch zu über 90 Prozent in Papierform. Denn wenn auch vielerorts E-Invoicing im Einsatz ist, werden dennoch sehr häufig elektronisch vorhandene Rechnungen wieder als Beleg ausgedruckt. Damit ist der End-to-End Prozess unterbrochen.
Unnötige Kosten durch eben diese Medienbrüche, manuelle und fehleranfällige Informationsübertragung, langwierige Abstimmungsprozesse und störanfällige Workflows lassen sich durch elektronische Rechnungsabwicklung deutlich reduzieren. Die elektronische Rechnung ist daher immer öfter der Einstieg in die Digitalisierung der Finanzprozesse. Treiber dafür sind sowohl die technische Entwicklung als auch die neue Rechtslage durch die nationale Umsetzung europäischer Richtlinien. Die Datenformat-Standards sind inzwischen verlässlich und stellen für die Einführung keine Hürde mehr dar, ebenso wie auch die technischen Voraussetzungen. Eine Umsetzung macht sich innerhalb kürzester Zeit bezahlt.
Unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Volumen an Ausgangsrechnungen – die elektronische Rechnungsabwicklung bietet für jedes Unternehmen Vorteile:
- Die Rechnungszustellung ist sicher und nachvollziehbar.
- Durch Unterstützung bei der Rechnungserfassung werden Fehler minimiert
- Arbeitszeiten werden deutlich verringert
- Die Bezahlung der Rechnung wird deutlich beschleunigt.
- Das Cash-Flow-Management verbessert sich erheblich
ZUGFeRD und XRechnung: Rechnungsformate und Standards
Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, werden Sie immer häufiger mit Begriffen wie E-Rechnung (auf Englisch: E-Invoicing oder E-Invoice), digitale Rechnung, XRechnung, EDI oder ZUGFeRD konfrontiert. Dabei ist mit elektronischen Rechnungen i.d.R. mehr gemeint als das einfache PDF, das Sie – „irgendwie digital“ – an Ihre E-Mail anhängen oder empfangen. E-Rechnung bezeichnet als Oberbegriff zwar ganz allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, aber von diesen Formaten gibt es inzwischen gleich mehrere.
Standards für Elektronische Rechnungen gibt es bereits seit etwa zwanzig Jahren. So ist UN/EDIFACT ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Darauf basieren auch diverse Branchenstandards.
Was unter einer elektronischen Rechnung verstanden wird, ist in der EU-Richtlinie 2014/55/EU genau festgelegt. Aus dieser Richtline ging auch die EU-Norm 16931 hervor, die die Vorgaben für das Format XRechnung liefert.
Grundsätzlich lässt sich also unterscheiden zwischen folgenden Formaten:
– strukturierte Datenformate, z.B. EDIFACT, XML, XRechnung,
– hybride Daten: strukturiertes Format + Bilddatei, z.B. ZUGFeRD,
– unstrukturierte Datenformate, z. B. einfaches PDF (keine digitale Abwicklung möglich).
Über die Datenstandards hinaus sind auch die Standards zur Übertragung der Daten zu beachten. Im Falle des elektronischen Rechnungsversands können die Transportstandards größtenteils frei gewählt werden. So ist es möglich, eine elektronische Rechnung über eine Vielzahl von Transportstandards zu versenden: per E-Mail, De-Mail, als Download in einem Webportal oder als Übertragung mit Hilfe eines Tunneling-Verfahrens an den Webserver des Empfängers.
Sind in einer ZUGFeRD-Rechnung immer PDF- und XML-Datei notwendig?
Ein einfaches PDF, das keine strukturierten Daten enthält, reine Bilddateien oder die eingescannte Papierrechnung sind nach dieser Richtlinie keine elektronischen Rechnungen, da diese keinen durchgehend elektronischen Prozess ohne manuellen Eingriff und ohne Medienbrüche ermöglichen.
Erlaubt sind aber sogenannte „hybride Formate“, wenn bestimmte Teile der Rechnung der Richtlinie entsprechen. Rechtlich zulässig sind grundsätzlich Rechnungsformate, die nur aus strukturierten Daten bestehen, sowie Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei bestehen.
ZUGFeRD & XRechnung als E-Rechnungen: Ist das Pflicht?
Für Lieferanten von Behörden des Bundes ist die Umstellung auf den Versand von strukturierten Rechnungsdaten seit dem 27. November 2020 Pflicht. Auch für Lieferanten von Landesbehörden gab es Stichtage zur Umstellung. Als erstes Bundesland hat Bremen zeitgleich mit dem Bund die E-Rechnungspflicht für Lieferanten eingeführt. Als nächste folgten dann Stand Baden-Württemberg und Brandenburg.
Für Unternehmen gilt ab 01. Januar 2025 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Um diese Umstellung zu erleichtern, werden zugleich Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UstG in Kraft treten. Diese Regelungen schließen etwa die Übermittlung von Papierrechnungen bis Ende 2026 für ausgeführte Leistungen im Jahr 2025 und 2026 mit ein. Ebenfalls erfordern dann etwa E-Rechnungen, die in dieser Zeit nicht im zulässigen Format übermittelt werden, die Zustimmung vom Rechnungsempfänger.
ZUGFeRD-Formate und die XRechnung: Ein günstiger Einstieg, der sich bezahlt macht.
Mit der XRechnung wurde ein Standard geschaffen, der den einheitlichen Aufbau einer elektronischen Rechnung definiert und der es Auftragnehmern und -gebern ermöglicht, Rechnungsworkflows, unter Einsatz von einheitlichen Technologien, zu automatisieren.
Die Nutzung des Standards ist zunächst nur für Lieferanten der öffentlichen Hand verpflichtend gewesen. Durch die bevorstehende Verpflichtung, die E-Rechnung auch im B2B-Bereich und in anderen Sektoren zu nutzen, ist es aktuell durchaus sinnvoll, sich über den Standard sowie die Anforderungen innerhalb eines Unternehmens zu informieren. Sprich, Unternehmen sollten über die notwendige Hard- und Software verfügen, mit welchen E-Rechnungen erstellt, versendet, aber auch empfangen und weiterverarbeitet werden können.
Die ZUGFeRD-Formate und die XRechnung stellen im Vergleich zur Einrichtung einer EDI-Schnittstelle einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die elektronische Rechnungsabwicklung dar. GDI Software als Hersteller von kaufmännischen Anwendungslösungen bietet seinen Kunden sowohl entsprechende Tools zum Generieren entsprechender Rechnungsdaten in seiner ERP-Software GDI Business-Line, als auch entsprechende Schnittstellen zum Einlesen von Rechnungsdaten in die FiBu Software von GDI.
Welches Datenformat der E-Rechnung ist das sinnvollste bzw. wird in der Zukunft am meisten verwendet werden?
ZUGFeRD und XRechnung sind beides Standards in der Rechnungsstellung und -verwaltung in Deutschland. Welches die richtige Lösung für das eigene Unternehmen ist, hängt vom Rechnungsempfänger als auch der weiteren Verarbeitung ab. Beide E-Rechnungen haben den Vorteil, dass sie strukturierte Daten enthalten und sich somit einfach in ein anderes Format exportieren lassen. Dennoch geht der Trend Richtung ZUGFeRD, da die Version 2.0. sowohl innerhalb der EU als auch international eingesetzt werden kann.
Digitalisieren war noch nie so einfach. Zur Umsetzung einer elektronischen Rechnungsabwicklung auch in Ihrem Betrieb steht das bundesweite GDI Partner-Netz jederzeit zur Verfügung.
GDI Software – Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH
GDI Software entwickelt seit ihrer Gründung 1979 am Standort in Landau in der Pfalz kaufmännische Software für mittelständische Unternehmen. Mit seinen zertifizierten und vielfach ausgezeichneten Lösungen für Warenwirtschaft, CRM, Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn & Gehaltsabrechnung, Digitale Personalakte sowie Zutrittskontrolle und Zeiterfassung inklusive Mobile-Apps und Browseranwendungen zählt der Software-Hersteller zu den wenigen Komplett-Anbietern am Markt. Mehr als 18.000 Unternehmen bundesweit vertrauen auf diese Lösungen.
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So entstehen „maßgeschneiderte individuelle Standard-Software-Lösungen“ – Made in Germany.
FAQs zu ZUGFeRD und XRechnung
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung & ZUGFeRD?
E-Rechnungen sind ein Überbegriff für alle elektronischen Rechnungen, unabhängig vonm jeweiligen Datenformat. In der EU und Deutschland werden für Rechnungsprozesse, wie die Verarbeitung und den Austausch von Rechnungen, vor allem die Standards XRechnung und ZUGFeRD genutzt. Das Ziel von E-Rechnungen besteht darin, für einen konstanten Rechnungsaustausch sowie eine bessere Interoperabilität in der Buchhaltung zu sorgen.
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dieses elektronische Rechnungsformat hat zum Ziel, die Darstellung und somit die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen zu vereinfachen. Es enthält strukturierte Rechnungsdaten sowohl in PDF/A3-Format als auch eine XML-Datei. Folglich kann ZUGFeRD sowohl von Personen als auch von maschinellen Systemen verständlich gelesen werden. Derzeit werden für ZUGFeRD die Versionen 1.0 und 2.0 genutzt. Der Unterschied zwischen den Versionen besteht darin, dass ZUGFeRD 2.0 weiteren europäischen Richtlinien entspricht und daher auch außerhalb von Deutschland und Europa genutzt werden kann.
Die XRechnung ist ebenfalls ein spezifisches Format der E-Rechnung und erfüllt die Rechnungs-Anforderungen öffentlicher Auftraggeber in Bund, Länder und Kommunen. Das heißt, dieser Rechnungs-Standard wird für die Rechnungsstellung, den Rechnungsaustausch und die Rechnungsverarbeitung genutzt. Ursprünglich wurde die XRechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt, um das Rechnungswesen in der öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält die XRechnung keine PDF-Datei, sondern lediglich strukturierte Daten. Bei der XRechnung müssen Buchhaltungssysteme von Empfänger und Absender kompatibel sein.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
Das Datenformat bietet verschiedene Vorteile: So ist etwa die flexible Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen möglich. ZUGFeRD kann von Mitarbeitern als PDF geöffnet oder als XML-Datei zur maschinellen (Weiter-)Verarbeitung in die FiBu gesendet und vollautomatisch verarbeitet werden.
Dank der strukturierten Datensätze sind auch mehr Effizienz und Kostenkontrolle möglich. So können unter anderem Portokosten gespart werden und aufwändige Papierarbeit, Überträge und Scann-Arbeiten entfallen für Auftraggeber und Geschäftspartner. Somit werden Rechnung schneller gelesen und von der zuständigen Abteilung verarbeitet, als auch Freigabeprozesse verkürzt. Gleichermaßen werden von Rechnungsempfängern Erfassungsfehler minimiert.
Besonders für mittelständische Unternehmen stellt ZUGFeRD eine attraktive Anwendungslösung dar, da der Standard keine Anforderungen an spezifische Software von Sender oder Rechnungsempfänger stellt. Zudem kann das Rechnungsformat EU-weit und international verwendet werden.
Können Unternehmen selbst entscheiden, ob man E-Rechnungen in Form von XRechnung oder ZUGFeRD einreicht?
Ja, grundsätzlich gilt, solange der Standard den Anforderungen des europäischen Rechnungsgesetzes entspricht, können sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD für die Rechnungsprozesse genutzt werden. Die einzige Ausnahme ist die öffentliche Verwaltung: Für E-Rechnungen im öffentlichen Wesen muss ZUGFeRD 2.0 oder der Standard XRechnung genutzt werden, da dies den spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung entspricht. Der Standard ZUGFeRD 1.0 entspricht nicht den Anforderungen der öffentlichen Hand und wird daher nicht akzeptiert.
Was muss bei der Archivierung von E-Rechnungen beachtet werden?
Rechnungen müssen von Unternehmen GoBD-konform, das heißt nach den aktuellen rechtlichen Anforderungen archiviert werden. GoBD konform archivieren schließt mit ein, die Rechnung in dem Datenformat, in dem sie empfangen wurden, zu speichern.
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