Zertifikat für die revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Nach der erfolgreichen Zertifizierung der GDI Finanzbuchhaltung ergab auch die Überprüfung nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 des Belegarchivs der ERP-Software GDI Business-Line, dass auch dieses den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht.
Auch kleine und mittelständische Unternehmen müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ einhalten. Im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollsystems muss jedes Unternehmen definieren, wie es mit Belegen umgeht und für GoBD-konforme Belegverarbeitung sorgt. Auch wie Belege für Steuerprüfungen elektronisch verfügbar gemacht werden. Dafür müssen unter anderem Zugriffskontrollen definiert werden, die die Löschung und Veränderung der Belege verhindern. Das betrifft neben Handels-, Geschäftsbriefen und Emails auch Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Jedes Unternehmen hat andere Abläufe, einen anderen Belegfluss, andere Regeln und Prozesse. Deshalb definiert auch jedes Unternehmen die Verfahren zur Einhaltung der GoBD selbst.
Mit der Zusatzfunktionalität Belegarchivierung/Historie, die in den aktuellen GDI-Business-Line-Versionen enthalten ist, werden die erstellten Belege (z.B. Auftrag, Lieferschein, Rechnung) aus der GDI-Business-Line automatisch archiviert. Es entsteht für Sie kein zusätzlicher Aufwand im Arbeitsablauf. Die Archivierung der Belege findet unauffällig und nebenbei statt. Bei einer etwaigen Betriebsprüfung kann der Belegfluss dadurch digital nachvollziehbar dargestellt werden.
Durch das Festlegen von Berechtigungen in den Systemeinstellungen der GDI-Business-Line können zusätzliche Vorkehrungen für das Verwalten von Vorgängen, Dokumenten oder Anlagen getroffen werden. Anpassungen an das Berechtigungssystem sollten dabei immer in der Verfahrens- oder Prozessdokumentation festgehalten werden.
Mit dem Belegarchiv der GDI Business-Line erhält der Nutzer ein verlässliches und unter Berücksichtigung des Prüfungsstandards IDW PS 880 geprüftes Werkzeug, das es bei sachgerechter Anwendung ermöglicht, den Kriterien der GoBD zu entsprechen.
GDI Software – Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH
GDI Software entwickelt seit ihrer Gründung 1979 am Standort in Landau in der Pfalz kaufmännische Software für mittelständische Unternehmen. Mit seinen zertifizierten und vielfach ausgezeichneten Lösungen für Warenwirtschaft, CRM, Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn & Gehaltsabrechnung, Digitale Personalakte sowie Zutrittskontrolle und Zeiterfassung inklusive Mobile-Apps und Browseranwendungen zählt der Software-Hersteller zu den wenigen Komplett-Anbietern am Markt. Mehr als 18.000 Unternehmen bundesweit vertrauen auf diese Lösungen.
Durch die flexible Programm-Architektur der GDI Software und die Kooperation von 130 GDI Fachhandelspartnern erhält jede Branche und jedes Szenario eine perfekte Lösung. Basis hierfür ist das GDI Drei-Stufen-Modell: GDI-Standard-Lösungen + Branchen-Standards + individuelle Anpassungen.
So entstehen „maßgeschneiderte individuelle Standard-Software-Lösungen“ – made in Germany.
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Ulrich Gaida
GDI Software – Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH,
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